○佐伯市公文例規程
平成17年3月3日
訓令第13号
(趣旨)
第1条 この訓令は、公文書の書式等に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 例規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、市議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、市長が制定するもの
(2) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 職務執行上の基本的事項等について、所属の機関又は職員に対して命令するもの
イ 通達 指揮監督権に基づいて所属の機関等に対し、職務執行上の細目、法令の解釈及び行政運用の方針等を指示し、又は命令するもの
ウ 指令 申請、願出その他の要求に対して、指示し、又は命令するもの
(3) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 法令等の規定によらない一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの
(4) 議案文書 法第96条その他の法令の規定により定められた議決すべき事件について、市長又は議員が議会の議決を求めるものについて作成する文書
(5) 一般文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 行政機関又は私人との間において、ある事項を問い合わせるもの
イ 回答 問い合わせに対し、一定の事項を知らせるもの
ウ 報告 国、県、委任者等に対して、一定の事実又は意思を知らせるもの
エ 通知 行政機関又は私人に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
オ 送達 経由すべきものとされている申請書その他の書類を国、県等に取り次ぐもの
カ 諮問 所属の機関(諮問機関)に対し、一定の事項について意見を求めるもの
キ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
ク 協議 行政機関又は私人に対し、一定の事項について相談するもの
ケ 依頼 行政機関又は私人に対し、一定の事項を頼むもの
コ 申請・願い 所管の行政機関に対し、許可、認可、補助等の一定の行政行為を求めるもの
サ 届け 一定の事項を行政機関に届け出るもの
(6) 契約関係文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 契約書 一定の法律効果の下に、申込みと承諾という二つの意思表示が合致することによって成立した法律行為を証するもの
イ 請書 契約金額が少額等のため契約書の作成を省略した場合に、履行上の紛議を避けるため、主要な事項について後日の証拠となるべき証とするもの
ウ 覚書 確約書、誓約書、念書等その表題のいかんを問わず、契約書に代えて相互の間の権利関係等重要な事項を明記して交換するもの
エ 協定書 複数の当事者が一定の事項について合意の上、取り決めるもの
(用字)
第3条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ次の基準による。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(5) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(6) 法令における漢字使用等について(平成22年内閣法制局長官決定)
(見出し符号)
第4条 項目を細別するために用いる見出し符号は、次のとおりとする。この場合において、句読点は付けず、1字空白として次の字を書き出す。
(1) 横書きの場合。ただし、第1、第2、第3については、省略することができる。
第1 1 (1) ア (ア) a (a)
第2 2 (2) ア (イ) b (b)
第3 3 (3) ア (ウ) c (c)
(2) 縦書きの場合。ただし、第一、第二、第三については省略することができる。
第一 1 一 イ
第二 2 二 ロ
第三 3 三 ハ
(書式)
第5条 公文書の書式は、次の基準による。
(1) 用紙は、日本産業規格によるA4判を用いる。ただし、別に規格の定めのある場合その他特に他の規格の用紙を必要とする場合は、この限りでない。
(2) 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
ア 法令その他これに準じるものの規定により書式を縦書きと定められているもの
イ 他の官公署により書式を縦書きと定められたもの
ウ 賞状、祝辞その他これらに類するものであって縦書きが適当と認められるもの
エ その他市長が縦書きが適当と認めたもの
(3) 受信者に付ける敬称には、「様」を用いる。
(形式)
第6条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この訓令は、平成17年3月3日から施行する。
附則(平成22年11月30日訓令第7号)
この訓令は、平成22年11月30日から施行する。
附則(令和元年6月13日訓令第16号)
この訓令は、令和元年7月1日から施行する。ただし、別記の改正規定は、令和元年6月13日から施行する。
別記(第6条関係)
第1 例規文書の書式
1 条例
条例番号は、暦年による一連番号とする。
(1) 新たに制定する場合
ア 基本形式
備考 「×」は、1字空けることを示す(以下同じ。)。
(2) 全部を改正する場合
新たに制定する場合の例による。ただし、次のように題名の次に全部を改正する旨の文言を記載する。
(3) 一部を改正する場合
(4) 廃止する場合
(5) 条例の公布文及び条例番号
2 規則
廃止の場合を除いて、条例の例による。
(1) 廃止の場合
第2 令達文書
1 訓令
訓令番号は、暦年による一連番号とする。
(1) 規程形式をとる場合
条例の例による。ただし、公布文(訓令番号を含む。)の形式を次のようにするものとする。
(2) 規程形式をとらない場合
2 通達
備考 依命通達の場合は、件名の末尾に「(依命通達)」と記載する。
3 指令
第3 公示文書の書式
1 告示
告示番号は、暦年による一連番号とする。
(1) 規程形式をとる場合
条例の例による。ただし、公布文(告示番号を含む。)の形式を次のようにするものとする。
ア 新たに制定する場合又は全部を改正する場合
イ 一部を改正する場合
ウ 廃止する場合
(2) 規程形式をとらない場合
第4 議案文書の書式
議案番号は、暦年による一連番号とする。
1 条例議案の場合
2 一般議案の場合
第5 一般文書の書式
