(目的)

第1条　この訓令は、人事異動、事務改善による事務の移管等(以下「人事異動等」という。)がある場合において、後任者に対する事務の引継ぎを迅速かつ的確に行うことより、事務の安定的、継続的な遂行を確保し、もって住民サービスの一層の向上を図ることを目的とする。

(迅速かつ的確な事務の引継ぎの責務)

第2条　職員は、人事異動等があるときは、後任者がスムーズに事務を承継し、適切に遂行することができるよう、この訓令に定めるところにより、速やかにその担当する事務の概要、処理手順等及び懸案事項その他必要な事項を迅速かつ的確に引き継がなければならない。

(事務説明書の作成)

第3条　職員は、臨時的、偶然的な事務を除き、その担当するすべての事務について、その概要、処理の手順等に関し、事務説明書(様式第1号)を作成するとともに、適宜これを加筆修正し、常に最新の状態を保つように努めなければならない。

(懸案事項書の作成)

第4条　職員は、人事異動等に係る内示等があった場合において、その担当する事務のうちに、特に処理に注意を要するもの、迅速な処理を要するもの、紛争のおそれのあるものその他懸案となる事項があるときは、直ちに懸案事項書(様式第2号)を作成しなければならない。

(補足資料の活用)

第5条　事務説明書及び懸案事項書だけでは十分に意を尽くせない場合には、後任者の理解を助けるため、これらを補足する資料を添付資料として積極的に活用するものとする。

(事務の引継ぎの方法)

第6条　職員は、年度当初における人事異動等の内示等があったときは、当該内示等のあった日から3月31日までの期間(以下「事務の引継ぎ期間」という。)の可能な限り早い時期に、後任者に対し、事務説明書、懸案事項書その他の資料(以下「事務説明書等」という。)を用いて、的確に事務を引き継がなければならない。

(事務説明書等の事前閲覧等)

第7条　前任者は、人事異動等の内示等があったときは、後任者に対し、あらかじめ事務説明書等を提示し、又は事務説明書等の写しを交付することにより、これを周知し、及び検討する機会を与えるなど、事務の引継ぎを迅速かつ的確に行うよう努めなければならない。

(事務説明書等の管理)

第8条　事務説明書等は、各係ごとにまとめ、当該係において適切に管理しなければならない。

(その他)

第9条　この訓令に定めるもののほか、事務の引継ぎに関し必要な事項は、別に定める。