佐伯市情報公開・個人情報保護審査会の調査審議の手続等を定める規則

○佐伯市情報公開・個人情報保護審査会の調査審議の手続等を定める規則

平成17年12月28日

規則第291号

(趣旨)

第1条　この規則は、佐伯市情報公開条例(平成17年佐伯市条例第13号。以下「条例」という。)第30条に規定する佐伯市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)の調査審議の手続等に関し必要な事項を定めるものとする。

(調査審議の原則)

第2条　審査会の行う調査審議の手続は、原則として次に掲げる手続によるものとする。

(1)　条例第26条第1項の規定による諮問があったときは、条例第13条第1項に規定する公開等の決定に係るものについては当該公開等の決定に係る公文書を基に、条例第5条第4項に規定する公開請求に対する不作為に係るものについては当該公開請求を基に行う。

(2)　個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第105条第3項において読み替えて準用する同条第1項の規定による諮問があったときは、個人情報保護法第78条第1項第4号に規定する開示決定等、第94条第1項に規定する訂正決定等又は第102条第2項に規定する利用停止決定等(以下この号においてこれらを「決定等」という。)に係るものについては当該決定等を基に、個人情報保護法第76条第2項に規定する開示請求、第90条第2項に規定する訂正請求又は第98条第2項に規定する利用停止請求(以下この号においてこれらを「請求」という。)に対する不作為に係るものについては当該請求を基に行う。

(委員の回避)

第3条　審査会の委員(以下「委員」という。)は、調査審議の公正を妨げるべき事情があると判断するときは、審査会の会長(以下「会長」という。)の許可を得て、回避することができる。

2　会長は、自らに調査審議の公正を妨げるべき事情があると判断するときは、副会長の許可を得て、回避することができる。

(委員の遵守事項)

第4条　委員は、次に掲げる事項を守らなければならない。

(1)　条例第37条第1項の規定による公文書の提示を求めて審理を行う場合にあっては、提出された公文書(第7条の写しを含む。以下この条において同じ。)又は審査会において作成したその写しを庁外に持ち出さないこと。ただし、審査会において作成した公文書の写しについては、事件を担当する委員が答申を作成する上で、必要やむを得ない場合は、この限りでない。

(2)　条例第37条第4項若しくは行政不服審査法(平成26年法律第68号)第74条の規定による関係者(同法第74条の審査関係人を含む。)からの意見若しくは説明の聴取等又は条例第38条若しくは行政不服審査法第75条の規定による審査請求人若しくは参加人(これらの者の代理人及び補佐人を含む。)の口頭による意見の陳述の場合にあっては、公文書又は審査会において作成したその写しをこれらの者の目に触れないようにするほか、これらの者に対する質問等に際しては、その公文書の具体的な内容に触れないこと。

(3)　答申において、公文書の内容を引用し、又は公文書若しくは審査会において作成したその写しの複写物を答申書に添付しないこと。

(4)　答申の後は、提出された公文書又は審査会において作成したその写しを速やかに返還すること。

(調査委員による調査手続等)

第5条　審査会は、必要があると認めるときは、条例第37条第4項若しくは行政不服審査法第74条の規定による調査をさせ、又は条例第38条第1項若しくは行政不服審査法第75条第1項の規定による意見の陳述を聴かせることを、担当する委員(以下「調査委員」という。)を指名して行わせることができる。この場合において、調査委員は、その概要を記載した調書を作成し、審査会に報告しなければならない。

(公文書の提示の要求)

第6条　条例第37条第1項の規定による公文書の提示の要求は、公文書提示要求書(様式第1号)により行うものとする。

(審査会の要請に基づく公文書の提示の方法)

第7条　条例第37条第1項の規定による公文書の提示は、その公文書の保存に支障がある場合その他正当な理由がある場合には、公文書の原本の提示に代え、その写しを提示することによって行うことができる。ただし、その写しが原本を正しく反映しない場合にあっては、この限りでない。

(分類又は整理した資料の提示の要求等)

第8条　条例第37条第2項の規定による分類又は整理した資料の提出の要求は、資料提出要求書(様式第2号)により行うものとする。

(関係者の出席等の要求等)

第9条　条例第37条第4項又は行政不服審査法第74条の規定による関係者の出席等の要求は出席等要請書(様式第3号)、審査請求人等(同法第74条の審査関係人を含む。第10条、第11条第3項並びに第15条第1項及び第2項において同じ。)に対する意見書又は資料提出の要請は意見書等提出要請書(様式第4号)、知っている事実の陳述等の要請は陳述等依頼書(様式第5号)により行うものとする。

(提出された資料等の名称等の通知)

第10条　審査会は、条例第37条第2項若しくは第4項若しくは行政不服審査法第74条又は条例第39条若しくは行政不服審査法第76条の規定により資料又は意見書が提出された場合には、資料等提出通知書(様式第6号)により、遅滞なくその意見書又は資料の名称又は項目等を審査請求人等に通知するものとする。

(提出された資料等の閲覧等)

第11条　条例第42条第1項又は行政不服審査法第78条第1項の規定による資料等の閲覧又は写しの交付の申請は、資料等閲覧等申請書(様式第7号)により行うものとする。

2　審査会は、前項の資料等閲覧等申請書の提出があったときは、資料等閲覧等可否決定通知書(様式第8号)によりその可否を通知するものとする。

3　審査請求人等は、第1項の規定による資料等の写しの交付を受ける場合には、条例第23条の規定により、手数料を納めなければならない。

4　審査会は、条例第42条第2項本文又は行政不服審査法第78条第2項の規定により審査請求人等(同法第78条の資料の提出人を含む。次項において同じ。)の意見を聴く場合には、資料等閲覧等意見聴取書(様式第9号)及び資料等閲覧等意見書(様式第10号)により行うものとする。

5　審査会は、前項の規定により意見の聴取をした資料等について、これを閲覧等させるか否かの決定をしたときは、その旨を、意見聴取に係る資料等閲覧等通知書(様式第11号)により、その審査請求人等に通知するものとする。

(第三者に対する意見書提出の機会の付与)

第12条　審査会は、前条第1項の規定による資料等閲覧等申請書の提出があった場合において、その資料等の閲覧等により、第三者の利益の侵害が問題となると認めるときは、必要に応じ、資料等の閲覧等に関する意見照会書(様式第12号)及び資料等の閲覧等に関する意見書(様式第13号)によりその第三者の意見を求めるものとする。

2　審査会は、前項の規定による意見の照会をした資料等について、これを閲覧等させるか否かの決定をしたときは、その旨を、意見照会をした資料等の閲覧等に関する通知書(様式第14号)によりその第三者に通知するものとする。

(口頭による意見陳述の申立て)

第13条　条例第38条第1項又は行政不服審査法第75条第1項の規定による口頭による意見陳述の申立ては、書面により行わなければならない。

(補佐人の許可の申請)

第14条　条例第38条第2項又は行政不服審査法第75条第2項の規定による補佐人の許可の申請は、補佐人許可申請書(様式第15号)、その許可は補佐人許可書(様式第16号)により行うものとする。

(事実の陳述等の場等への出席の手続)

第15条　審査会は、条例第37条第4項若しくは行政不服審査法第74条の規定により事実の陳述をさせ、若しくは鑑定を求める場合又は条例第38条第1項本文若しくは行政不服審査法第75条第1項本文の規定により口頭で意見を述べる機会を与える場合には、陳述等実施通知書(様式第17号)により、事前に審査請求人等(口頭で意見を述べようとする者を除く。)に通知するものとする。

2　審査請求人等は、事実の陳述等の場等に出席しようとするときは、遅滞なくその旨を審査会に通知しなければならない。

3　審査会は、前項の規定による事実の陳述等の場等に出席する旨の通知があったときは、条例第41条ただし書に該当する事情の有無を調査し、陳述等の場への出席に関する通知書(様式第18号)により、出席の可否を通知するものとする。

(条例第41条ただし書の特別の事情)

第16条　条例第41条ただし書の特別の事情は、審査請求人等の出席について陳述等をする者の同意が得られない場合、第三者の利益を害するおそれがある場合その他審査請求人等が事実の陳述等の場に出席することを不適当とする事情とする。

(苦情の申出をしたものに対する要請等)

第17条　条例第37条第5項の規定による苦情の申出をしたものに対する意見書等の提出の要請は意見書等提出要請書(様式第19号)、知っている事実の陳述の要請は陳述依頼書(様式第20号)により行うものとする。

(苦情処理の手続の特例)

第18条　審査会は条例第30条第1項第1号イの事務を会長に行わせることができる。この場合において、当該事務の処理については、会長の意見をもって、審査会の意見とすることができる。

2　前項の規定により、会長が行った事務の処理の結果については、審査会にこれを報告しなければならない。

(議事録)

第19条　審査会の会議については、議事録を作成するものとする。

2　議事録に記載する事項は、次の各号に掲げるとおりとする。