○佐伯市電子計算組織の管理運営に関する規程
平成17年3月3日
訓令第16号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 個人情報の保護に関する事項(第3条―第8条)
第3章 電子計算組織の管理運営に関する事項(第9条―第28条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、本市の電子計算組織(以下「電算組織」という。)の取扱い並びに電子計算室の管理及び運営に関し基本的事項を定めることにより、個人情報の保護並びに効率的行政事務の推進を図るとともに市民福祉の向上に寄与することを目的とする。
(1) 電算組織 与えられた一連の処理手順に従って事務を自動的に処理する電子的機器の組織をいう。
(2) 電子計算機 電算組織の主たる中央処理装置及びこれに接続された機器のうち、電子計算室に設置されたものをいう。
(3) 個人情報 個人に関する情報であって、特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することにより、特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(4) 実施機関 市長(地方公営企業の管理者としての権限を行う場合を含む。)、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、農業委員会、固定資産評価審査委員会、消防長及び議会をいう。
(5) 端末機 電算組織のうち電子計算室以外の場所に設置するディスプレイ装置、プリンタ装置、OCR装置等の機器をいう。
(6) 電子計算処理 電算組織による情報の入出力、記録、判断及び演算などの処理をいう。
(7) システム 電子計算機を使用して、定められた処理手順に従い、一連の処理を自動的に行う方法をいう。
(8) データ 電子計算処理に係る入出力票、媒体及びドキュメントをいう。
(9) ドキュメント システム設計書、操作手順法、プログラム説明書及びコード表などの電子計算処理に必要な仕様書類をいう。
(10) 媒体 磁気ディスク、磁気テープ及びフロッピーディスクその他の情報を記録する媒体をいう。
(11) パスワード 電算組織の取扱者を限定するため、取扱者にあらかじめ割り当てた暗号をいう。
(12) 業務主管課 電算組織を利用する事務を所管する課(課に相当する組織を含む。以下同じ。)をいう。
第2章 個人情報の保護に関する事項
(実施機関の責務)
第3条 実施機関は、電算組織を運用するに当たっては、市民の基本的人権を尊重し、個人の秘密を保護しなければならない。
2 電算組織により個人情報を処理する事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た秘密を漏えいしてはならない。
(個人情報の記録の制限)
第4条 個人情報の記録事項は、市の行政目的における必要かつ最小限のものに限定し、個人の思想、信条、宗教及び社会的差別の原因となる社会的身分に関する事項は、記録してはならない。
(個人情報の管理)
第5条 実施機関は、電算組織に係る個人情報の適切な維持管理を行うため、次の事項について必要な措置を講じなければならない。
(1) 正確性を確保すること。
(2) 改ざん、滅失、損傷その他の事故を防止すること。
(3) 漏えいを防止すること。
(訂正及び削除の請求等)
第6条 電算組織に個人情報が記録されている者は、自己の個人情報について記録情報の事実に誤りがあると認めるときは実施機関に対し当該記録情報の訂正を、第4条の規定に違反すると認めるときは当該記録の削除を、書面によりそれぞれ請求することができる。
2 実施機関は、前項に規定する請求があったときは速やかに調査を行い、当該請求を受理した日の翌日から起算して30日以内に当該請求に係る記録情報について訂正若しくは削除する旨又は訂正若しくは削除しない旨の決定をするとともに、その内容を当該請求した者に速やかに書面により通知しなければならない。
3 実施機関は、前項の規定により訂正し、又は削除する旨を決定したときは、速やかに当該記録情報の訂正又は削除をしなければならない。
(個人情報等の外部への提供の制限)
第7条 電算組織に記録されている個人情報及びその他のデータは、法令に特別の定めがある場合又は市民の福祉の向上その他公益のため必要であり、かつ、個人的秘密を侵害するおそれがないと認められる場合を除き、通信回線等による結合若しくはその他の方法による外部への提供をしてはならない。
2 前項の提供をする場合は、その内容、使用目的、提出方法、管理方法等について覚書又はこれに類する者を取り交わすものとする。
3 前2項の規定は、佐伯市情報公開条例(平成17年佐伯市条例第13号)の規定に基づく公文書の開示については適用しない。
(業務の委託等)
第8条 電算組織による電算処理を外部に委託する場合は、委託業者を調査、厳選し、委託契約書に次に掲げる事項を明記し、個人情報の保護に万全を期さなければならない。
(1) 個人情報及びデータの機密保持に関する条項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する条項
(3) 指示目的以外の使用並びに第三者への個人情報及びデータの提供禁止に関する条項
(4) 個人情報及びデータ複写及び複製の禁止に関する条項
(5) 事故発生時の報告義務に関する条項
(6) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する条項
2 継続的な要員の派遣を受ける場合は、必要に応じ派遣企業の責任者及び本人の双方から秘密保持等データの適正な取扱いに関する誓約書を提出させるものとする。
第3章 電子計算組織の管理運営に関する事項
(処理事務の範囲)
第9条 電算組織により処理する事務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 佐伯市行政組織により設置された課等並びに消防本部、消防署、会計課並びに委員会又は委員の事務局及び議会事務局をいう。
(2) 前号に掲げるもののほか、市長が特に必要があると認める事務
(管理体制)
第10条 電算組織の管理運営は、総務部情報推進課(以下「情報推進課」という。)及び各業務主管課が行う。
(所掌事務)
第11条 前条の情報推進課が行う所掌事務は、次に定めるとおりとする。
(1) 電算組織運用の総合調整及び総合計画に関すること。
(2) 電算組織活用の研究開発、指導及び援助に関すること。
(3) データ管理の状況及びこれに関する設備の検査に関すること。
(4) 情報推進課に設置する電子計算機の管理に関すること。
2 前条の業務主管課が行う所掌事務は、次に定めるとおりとする。
(1) 電算組織によるデータの管理及び処理に関すること。
(2) 電子計算処理する媒体の作成及び管理に関すること。
(3) プログラム作成及び管理に関すること。
(4) 業務主管課に設置する端末機の管理に関すること。
(計画書の提出)
第12条 業務主管課の長は、所掌する事務を処理するため電算組織を使用しようとするときは、次に掲げる計画書を毎年12月末日までに情報推進課長に提出しなければならない。
(1) 定例業務処理計画書(様式第1号) 現に電算組織を使用している事務の翌年度の実施計画
(2) 適用業務開発(変更)計画書(様式第2号) 翌年度の新規適用予定事務の計画及びシステムの変更計画
(実績報告)
第13条 業務主管課の長は、前年度の電子計算処理業務実績報告書(様式第4号)を毎年5月末日までに情報推進課長に提出しなければならない。
2 情報推進課長は、前項の実績報告書、完結した計画及び附属資料等を整理保管し、電算組織の効率的運営及び年間運用計画作成の資料とするものとする。
(システムの変更)
第14条 業務主管課の長は、年度途中においてその所掌する事務に関し新たに電算処理をしようとするとき、又は内容を変更しようとするときは、適用業務開発(変更)計画書(様式第2号)を情報推進課長に提出しなければならない。
2 情報推進課長は、前項の規定による計画書が提出されたときは、関係課と協議の上その可否を決定し、速やかにその結果を業務主管課の長に通知するものとする。
(付議)
第15条 情報推進課長及び業務主管課の長は、次の各号のいずれかに該当する場合においては、あらかじめ佐伯市行政事務改善委員会(以下「委員会」という。)に付議しなければならない。
(1) 大規模な電子計算処理システムを開発しようとするとき。
(2) 前号に掲げる場合のほか、電算組織の管理運営に関する事項で特に必要があると認めるとき。
(1) 軽易なものである場合
(2) 委員会を招集する時間的余裕がない場合
2 委員長は、前項第2号の規定により適用の可否を決定したときは、遅滞なく委員会に報告しなければならない。
(データの利用)
第17条 業務主管課の長は、その所掌する事務について、他課の事務に関する個人情報を含むデータを利用しようとするときは、あらかじめその事務を所掌する業務主管課の長の承認を得なければならない。
2 市の行政目的により入出力帳票を利用する者は、事務処理後直ちに業務主管課に返却し、又は所定の場所に格納し、若しくは廃棄するなど事務処理後の措置を適切にしなければならない。
(媒体の管理)
第18条 業務主管課の長は、媒体を管理し、次の措置を講じなければならない。
(1) 媒体は、作成から廃棄に至るまでの経過を記録するとともに、複写、消去、廃棄等をするときは、その内容が他に漏えいすることのないよう必要な措置を講じなければならない。
(2) 媒体は、その重要度に応じて耐火金庫等に保管し、かつ、複製して所定の保管用具に保管しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第19条 業務主管課の長は、電子計算処理に必要なドキュメントを整理し、所定の場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを業務主管課から持ち出し、又は複写しようとするときは、その業務主管課の長の承認を得なければならない。
(電算組織の操作)
第20条 電算組織の操作は、年間及び月間計画書に従って行い、その実績を記録するとともに、保管しなければならない。
2 外部に知れることを適当としないデータの処理に係る電算組織の操作は、業務主管課の長の指示又は承認を受けた者が原則として複数で行わなければならない。
(端末機の操作等)
第21条 業務主管課の長は、端末機の正常な運営を確保するとともに、端末機から出力される情報を厳正に管理しなければならない。
2 業務主管課の長は、端末機を操作させるため、端末機取扱者(以下「取扱者」という。)を指定するものとする。
3 業務主管課の長は、前項の指定をし、又は指定を解除したときは、速やかに情報推進課長に通知するものとする。
4 取扱者は、業務主管課の長の指示に基づき、端末機を操作しなければならない。
5 情報推進課長は、端末機の操作に必要なパスワードを定め、業務主管課の長を通じ取扱者に通知するものとする。
6 情報推進課長、業務主管課の長及び取扱者は、前項のパスワードを第三者に漏らしてはならない。
7 業務主管課の長は、端末機を時間外に操作しようとするときは、端末機時間外操作申請書(様式第5号)により、情報推進課長の承認を受けなければならない。
(入室の管理)
第22条 電子計算室には、情報推進課電子計算機担当の職員及び取扱者以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、情報推進課長の許可を得た場合には、この限りでない。
2 電子計算室は、目的外の使用を禁止するほか、飲食、喫煙をしてはならない。
(保安措置)
第23条 情報推進課長は、電子計算機室における火災、盗難又は事故に備え、必要な保安措置を講じなければならない。
(事故発生時の措置)
第24条 情報推進課長は、事故発生時の対応を定めるとともに、その内容を関係職員に徹底するよう努めなければならない。
2 情報推進課長は、事故が発生した場合は速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のための措置を講じるものとする。
(委託処理の基準)
第25条 電算組織によるデータ処理の全部又は一部が次の各号のいずれかに該当する場合には、委託により処理すること(以下「委託処理」という。)ができる。
(1) 処理のため特殊な機器を必要とする場合
(2) 委託処理することが効果的な場合
(契約締結事務)
第26条 委託処理の契約事務は、情報推進課において処理する。ただし、情報推進課長が適当と認めるときは、業務主管課において処理することができる。
(委託契約上の留意事項)
第27条 委託処理の契約に当たっては、次に掲げる事項を特約しなければならない。
(1) データの秘密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 指示目的以外の使用の禁止に関する事項
(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 委託契約に係る権利義務譲渡の禁止に関する事項
(7) マスターテープの所有権に関する事項
(8) 磁気テープ等及び入出力帳票の保護管理に関する事項
(9) 契約解除に伴うデータ及び資料等の返還に関する事項
(10) 作業の立会、指示、検査等に関する事項
(11) 磁気テープ等及び入出力帳票の授受及び搬送に関する事項
(12) 委託先におけるデータの保管及び廃棄に関する事項
(13) 前各号に掲げる事項に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(14) 前各号に掲げるもののほか、特に必要があると認める事項
(その他)
第28条 この訓令に定めるもののほか、電子計算組織の管理運営に関し必要な事項は、市長が定める。
附則
この訓令は、平成17年3月3日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月28日訓令第6号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
