○佐伯市教育委員会文書管理規程
平成18年8月1日
教育委員会訓令第8号
(趣旨)
第1条 この訓令は、佐伯市教育委員会(以下「教育委員会」という。)における文書の管理に関し、法令その他別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において文書とは、教育委員会の事務局及び佐伯市立幼稚園その他の教育機関(佐伯市立小・中学校を除く。)の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(1) 教育委員会規則、告示及び訓令 記号はその区分に従い、「佐伯市教育委員会規則」、「佐伯市教育委員会告示」及び「佐伯市教育委員会訓令」とし、番号は教育委員会教育総務課(以下「教育総務課」という。)において、その種類ごとに一連の番号を付けること。
(2) 指令 記号は、「指令」の文字の次に各課ごとに文書記号一覧表(別表第1)に定める文書記号を加え、一連の番号を付けること。
(3) 往復文書 記号は、前号に定める文書記号とし、一連の番号を付けること。この場合において、同一事案に係る文書については、当該事案の完結するまでは、当該番号ごとに枝番号を付けること。
(1) 教育委員会名 教育委員会の権限に属する事務(地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第25条第1項の規定により教育長に委任した事務を除く。)について発する文書及びその他の特に重要な文書
(2) 教育長名 教育長の権限に属する事務及び法律等により教育委員会の権限が委任された事務について発する文書及びその他の重要な文書
2 前項本文の規定にかかわらず、往復文書及び次に掲げる文書については、文書の発信者名に課長名を用いることができる。
(1) 課長が決裁権者である事務について発する文書
(2) 官公署の長に対し発する文書のうち軽易なもの
(文書の審査)
第5条 次に掲げる文書に係る起案書は、教育総務課長に合議しなければならない。
(1) 市議会に提出する議案
(2) 教育委員会に提出する議案
(3) 規則、訓令及び告示(規程形式をとるものに限る。)
(4) 法令の解釈及び運用に関する文書
(文書の保存期間)
第6条 文書の保存期間は、1年、2年、5年、10年及び永年の5種類とし、文書保存期間の基準表(別表第2)に定めるとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間が定められているもの又は時効が完成するまで証拠として保存する必要があるものにあっては、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。
(この訓令に定めがない事項)
第7条 この訓令に定めるもののほか、文書の管理については、佐伯市行政文書管理規程(平成17年佐伯市訓令第12号)の例による。
附則
この訓令は、公示の日から施行する。
附則(平成19年3月30日教委訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月28日教委訓令第1号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年1月27日教委訓令第1号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月31日教委訓令第1号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月28日教委訓令第3号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年4月24日教委訓令第3号)
この訓令は、平成25年5月1日から施行する。
附則(平成27年3月25日教委訓令第1号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成27年3月25日教委訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 地方教育行政の組織及び運営に関する法律の一部を改正する法律(平成26年法律第76号)附則第2条第1項の場合においては、この訓令による改正後のそれぞれの訓令の規定は適用せず、この訓令による改正前のそれぞれの訓令の規定は、なおその効力を有する。
附則(平成27年3月25日教委訓令第4号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成29年3月31日教委訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(平成30年3月29日教委訓令第2号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月20日教委訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日教委訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和2年10月29日教委訓令第7号)
この訓令は、令和2年11月1日から施行する。
附則(令和5年2月9日教委訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年11月22日教委訓令第3号)
この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和6年10月29日教委訓令第4号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
別表第1(第3条関係)
文書記号一覧表
課名又は教育機関名等 | 文書記号 |
教育総務課 | 佐教委総 |
学校教育課 | 佐教委学 |
社会教育課 | 佐教委社 |
体育保健課 | 佐教委体 |
佐伯市立渡町台幼稚園 | 渡幼 |
佐伯市立鶴岡幼稚園 | 鶴幼 |
佐伯市歴史資料館 | 佐歴 |
別表第2(第6条関係)
文書保存期間の基準表
文書の区分 | 保存期間 |
1 教育委員会提出議案 2 教育委員会議事録 3 教育功労者に関する文書 4 教育団体との契約に関する文書 5 教育施設整備に関する重要な文書 6 教育施設管理に関する重要な文書 7 通学区域に関する文書 8 教育目標の設定に関する文書 9 教育図書整理保管に関する文書 10 体育諸団体との契約に関する文書 11 社会教育及び生涯学習に関する重要な文書 12 社会教育施設等の管理運営に関する重要な文書 13 文化財指定・解除等に関する重要な文書 14 埋蔵文化財発掘調査等に関する重要な文書 15 公民館沿革誌 16 図書館沿革誌 17 図書原簿その他の図書目録 18 その他10年を超えて保存する必要のある文書 | 永年 |
1 学則に関する文書 2 学齢簿 3 学齢除籍簿 4 教科書選定に関する文書 5 教育に関する調査・研究等の重要な文書 6 その他5年を超えて保存する必要のある文書 | 10年 |
1 教育委員会に関する文書 2 文部科学省指定教育調査統計に関する文書 3 学級編成に関する文書 4 就学免除・猶予に関する文書 5 強制転校に関する文書 6 就学奨励に関する文書 7 就学補助に関する文書 8 校外指導に関する文書 9 教職員の免許に関する文書 10 入学、退学受付簿 11 長期欠席児童・生徒に関する文書 12 行方不明の児童・生徒に関する文書 13 教育研究に関する文書 14 学校教育指導に関する文書 15 休業に関する文書 16 教育相談に関する文書 17 給食費補助に関する文書 18 社会教育及び生涯学習に関する文書 19 社会教育諸団体に関する文書 20 文化財等に関する文書 21 県指定教育調査統計に関する文書 22 教育諸会議に関する重要な文書 23 その他2年を超えて保存する必要のある文書 | 5年 |
1 教育委員会に関する文書のうち軽易な文書 2 教育施設整備に関する軽易な文書 3 各種研究会・講習会に関する文書 4 社会教育及び生涯学習に関する文書で軽易なもの 5 社会教育施設等の管理運営に関する文書 6 社会教育施設等における各種講座に関する文書 7 社会教育諸団体に関する文書 8 文化財等に関する文書のうち軽易なもの 9 教育諸会議に関する文書のうち軽易なもの 10 その他1年を超えて保存する必要のある文書 | 2年 |
1 教育委員会に関する極めて軽易な雑件文書 2 施設管理に関する極めて軽易な文書 3 教育課程に関する極めて軽易な雑件文書 4 教育センターに関する軽易な雑件文書 5 学校体育保健に関する軽易な雑件文書 6 学校体育保健の指導に関する文書 7 体育諸団体の運営に関する文書 8 体育行事・大会に関する文書 9 社会体育に関する極めて軽易な雑件文書 10 社会教育及び生涯学習に関する軽易な文書 11 社会教育施設等の管理運営に関する軽易な文書 12 社会教育施設等における各種講座に関する軽易な文書 13 社会教育団体に関する軽易な文書 14 文化財に関する軽易な文書 | 1年 |