○佐伯市行政文書管理規程
平成17年3月3日
訓令第12号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書及び物品の収受(第6条―第12条)
第3章 文書の処理
第1節 通則(第13条―第15条)
第2節 起案及び決裁(第16条―第20条)
第4章 文書の施行(第21条―第25条)
第5章 行政文書の整理、保管、保存及び廃棄(第26条―第34条)
第6章 雑則(第35条―第37条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、本市における行政文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 行政文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書等であって、職員が組織的に用いるものとして、管理しているものをいう。
(2) 文書等 文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。第28条において同じ。)をいう。
(3) 本庁 佐伯市庁舎等管理規則(平成17年佐伯市規則第8号)第2条第3号に規定する本庁をいう。
(4) 出先機関 佐伯市の機関で本庁以外のものをいう(佐伯市振興局設置条例(平成17年佐伯市条例第6号)第2条の表に掲げる振興局及び佐伯市出張所設置条例(平成17年佐伯市条例第7号)第2条の表に掲げる出張所を含む。)。
(5) 部 佐伯市行政組織条例(平成17年佐伯市条例第5号)第1条に規定する部をいう。
(6) 課 佐伯市行政組織規則(平成17年佐伯市規則第4号)第2条に規定する課をいう。
(7) 主務課 当該行政文書に係る事務を所掌する課及び出先機関をいう。
(8) 通信機器 通信回線に接続されたパーソナルコンピュータをいう。
(9) 完結文書 事案の処理が完結した行政文書をいう。
(10) 未完結文書 完結文書以外の行政文書をいう。
(11) 保管 未完結文書及び保存期間の起算日前までの間における完結文書を主務課長(主務課の長をいう。以下同じ。)が指定する場所で管理することをいう。
(12) 保存 完結文書を保存期間の起算日からその廃棄の日までの間、総務部総務課(以下「総務課」という。)の長(以下「総務課長」という。)又は主務課長が指定する場所で管理することをいう。
(行政文書取扱いの基本)
第3条 行政文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
2 行政文書は、情報公開制度の趣旨にのっとり、市民の閲覧、視聴又は写しの交付の請求に速やかに対応できるよう適正に管理しなければならない。
3 行政文書は、個人情報の保護に留意して適正に管理しなければならない。
(文書主任の設置)
第4条 課及び出先機関に文書主任を置く。
2 文書主任は、課又は出先機関の庶務を担当する総括主幹(庶務を担当する総括主幹の置かれていない課又は出先機関にあっては、これに相当する職にある者のうちから課又は出先機関の長が指名した者)をもって充てる。
(文書主任の職務)
第5条 文書主任は、主務課長の命を受け、当該主務課における次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書及び郵便物その他これらに類する物品(以下「物品」という。)の収受、発送及び送達に関すること。
(2) 行政文書の整理、保管及び保存に関すること。
(3) 行政文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) 行政文書の分類及び保存期間に関すること。
(5) ファクシミリの取扱いに関すること(ファクシミリを設置している課及び出先機関に限る。)。
(6) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。
第2章 文書及び物品の収受
(本庁に到達した文書及び物品の取扱い)
第6条 本庁に到達した文書及び物品は、全て総務課において受領するものとする。ただし、各課に直接到達した文書及び物品は、当該課において受領するものとする。
2 前項本文の規定により総務課において受領した文書及び物品は、総務課備付けの文書配布箱により、速やかに次に定めるところにより配布するものとする。
(1) 当該文書及び物品は、開封しないで、主務課に配布するものとする。ただし、開封を必要とするものにあっては、開封した後、その封皮を添付して配布するものとする。
(2) 前号ただし書の規定により開封した文書及び物品のうち2以上の課に関係があるものは、最も関係の深い課に配布するものとする。
(3) 親展、秘密又はこれらに類する表示のある文書(以下「親展文書」という。)は、開封しないで、親展文書の名あて人又は主務課に配布するものとする。
3 主務課長は、所属職員に総務課から文書及び物品の配布を受けさせるものとする。
4 開庁時間以外に収受した文書及び物品は、当直日誌に記載し、次により処理しなければならない。
(1) 至急を要すると認めたものは、速やかに主務課長に連絡し指示を受け、その必要がないと認めたときは、翌朝総務課長に送付すること。
(2) 収受日時の権利義務に関係ある文書は、第10条の規定に準じて取り扱うこと。
(1) 文書及び物品は、直ちに開封し、その余白に収受印(様式第2号)を押すものとする。
(2) 親展文書は、開封しないで、封筒の余白に収受印を押すものとする。
(3) 刊行物、ポスターその他の収受印の押印を必要としない文書及び物品は、第1号の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。
(文書及び物品の回付又は返付)
第8条 各課の長は、前条第1項の規定により受領し、又は配布を受けた文書及び物品のうち当該課の所掌に属さないものがあるときは、次に定めるところにより回付し、又は返付しなければならない。
(1) 主務課が明らかな文書及び物品は、直ちに当該主務課に回付するものとする。
(2) 特殊文書処理簿に所要事項を記載する必要がある文書及び物品並びに主務課が明らかでない文書及び物品は、直ちに総務課に返付するものとする。
(通信機器の利用による文書等の処理)
第9条 通信機器により着信した文書等は、当該文書等が着信した課において到達したものとみなす。
2 前項の規定により到達した文書等は、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。
3 前項の規定により記録がなされた紙は、受領した文書とみなす。
(収受日時の権利義務に関係ある文書)
第10条 収受日時の権利義務に関係ある文書を収受したときは、その収受者において文書収受の日時を欄外に記載し、その封筒を添付する。
(郵便料金未払等の文書の取扱い)
第11条 郵便料金の未払又は不足の文書が送達されたときは、官公署の発送に係るもののほかは収受しない。ただし、総務課長が必要があると認めるときは、この限りでない。
第3章 文書の処理
第1節 通則
(文書の種類及び形式)
第13条 文書の種類及び形式は、佐伯市公文例規程(平成17年佐伯市訓令第13号)の定めるところによる。
(文書の記号及び番号)
第14条 施行する文書には、次に定めるところにより、文書記号及び番号を付さなければならない。ただし、辞令、賞状その他総務課長が記号及び番号を付す必要がないと認めた文書にあっては、この限りでない。
(1) 法規文書、令達文書及び公示文書(次号において「法規文書等」という。)の記号は、「佐伯市」と表示した後にそれぞれの種目を付して表示するものとする。ただし、令達文書のうち通達及び指令にあっては、文書記号を市名の次に追加するものとする。
(2) 法規文書等以外の文書の記号は、文書記号をもって表示するものとする。ただし、秘密を要する文書にあっては、文書記号の次に「(秘)」の文字を追加するものとする。
(3) 文書の番号は、当該文書の文書記号ごとに一連番号とし、会計年度により表示するものとする。ただし、条例、規則、訓令、告示及び公告にあっては、暦年により表示するものとする。
(4) 同一種類の文書のうち主務課長が必要と認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに1の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を付すことができる。
(5) 前2号の規定にかかわらず、軽易な事案に関する文書にあっては、文書番号を省略して「号外」とすることができる。
(文書の発信者名)
第15条 庁外へ発送する文書の発信者名は、市長の職及び氏名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により総務課長が特に必要があると認めるときは、決裁権限を有する者の職及び氏名、市名又は市役所名を用いることができる。
2 市の組織内で収発する文書の発信者名は、事案の軽重により副市長又は部若しくは課の長の職名を用いるものとする。
第2節 起案及び決裁
(起案)
第16条 起案は、1事案につき1起案とする。ただし、関連する事案にあっては、一括して処理することができる。
2 起案は、起案用紙によりその処理案を起案するものとし、職員は、当該起案用紙に自ら記名し、及び押印しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、収受文書に基づいて起案する場合で軽易なものにあっては、当該収受文書の余白を利用し、又は定例的に取り扱うもの、低額な予算の執行に関するものその他その理由を記載する必要のないものにあっては、帳票により処理することができる。
4 第2項の規定により起案した文書(以下「起案文書」という。)の記載事項を訂正するときは、訂正箇所に2線を引き、当該箇所に訂正者が押印し、当該箇所の上部に訂正事項を記載しなければならない。
(回議)
第17条 起案文書は、関係係員に回議の上、総括主幹、課長、部長、副市長を経て市長の決裁を受けなければならない。
2 決裁済の回議書は、主管課において保存しなければならない。
(再回等)
第18条 起案者は、起案の内容に重要な変更があったとき、又は廃案となったときは、必要と認められる範囲内において、既に回議し、又は合議した者に速やかにその旨を通知し、又は再び回議し、若しくは合議しなければならない。
2 回議又は合議の過程で佐伯市事務決裁規程(平成17年佐伯市訓令第9号)の規定により代決したときは、代決者として押印し、又は署名した箇所の右方上部に「代」と表示するものとする。
(供覧)
第19条 収受文書で起案による処理を必要としないものについては、当該収受文書の余白に「供覧」の表示をし、押印欄を設けて供覧するものとする。
2 収受文書で起案による処理を必要とするもののうち起案の前に供覧する必要のあるもの又はその内容により早急に処理することができないものは、当該収受文書の余白に「一応供覧」の表示をし、押印欄を設けて供覧するものとする。
(文書処理簿への記載)
第20条 起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁年月日を記載し、施行する文書にあっては、次に掲げるものを除き、直ちに文書処理簿により番号を付し、当該文書処理簿に処理経過等必要な事項を記載しなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、告示及び公告(次項において「条例等」という。)
(2) 第14条第5号の規定により「号外」とされる文書
(3) 辞令、賞状その他記号及び番号を付す必要がないと認められる文書
2 条例等は、総務課において、文書の種類ごとに文書番号を付すものとする。
第4章 文書の施行
(公印の押印)
第21条 起案者は、決裁を終えた文書には、佐伯市公印規則(平成17年佐伯市規則第13号)の規定するところにより、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書にあっては、公印の押印を省略することができる。
(1) 市の機関相互の通知、依頼、照会等の往復文書
(2) 市の機関以外のものに対して施行する軽易な文書
(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡文書
(4) 前3号に掲げるもののほか、総務課長が公印を押す必要がないと認める文書
2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、必要に応じ、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。
3 第1項本文の規定により公印を押した文書のうち、契約書、登記文書その他権利義務に関するものにあっては、当該文書のとじ目又は継ぎ目に、公印により割印を押さなければならない。
(契印の押印)
第22条 発送し、又は送達する文書のうち、法令等の定めがあるものその他総務課長が文書の施行を確認するため必要があると認めるものにあっては、当該文書と決裁文書との間に契印を押すものとする。
(文書の施行日)
第23条 文書の施行日は、発送若しくは送達の日又は事案を処理した日とする。
2 前項の施行日を決定する場合においては、発送若しくは送達までに要する日数又は受信者に到達させなければならない日を考慮しなければならない。
3 前2項の規定により施行日を決定したときは、起案者は、決裁文書に施行年月日を記載するものとする。
(文書及び物品の発送又は送達)
第24条 文書及び物品の発送は、総務課において行うものとする。ただし、緊急を要する文書、大量に発送する文書その他総務課長が総務課において発送することが適当でないと認めるものにあっては、主務課において発送するものとする。
2 文書主任は、前項本文の規定により文書及び物品を発送しようとするときは、文書にあっては総務課備付けの文書送付箱に、物品にあっては所定の手続をし、総務課長が指定する時間までに総務課に提出するものとする。
3 総務課長は、前項の規定により文書及び物品の提出を受けたときは、料金後納の方法による郵送その他所定の手続により文書及び物品を発送するものとする。
4 文書及び物品の送達は、主務課の職員がこれを行うものとする。
5 文書主任は、文書及び物品を発送し、又は送達したときは、必要に応じ、発送又は送達の事実を明らかにしておかなければならない。
(通信機器の利用による浄書、照合及び発送)
第25条 第21条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書に関する発送は、通信機器を利用して行うことができる。この場合において、文書等の発送については、前条の規定にかかわらず、主務課において行うものとする。
第5章 行政文書の整理、保管、保存及び廃棄
(文書整理の基本)
第26条 行政文書は、常に整然と分類し、及び整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
2 行政文書の保管及び保存に当たっては、常に紛失、損傷、盗難等の予防措置を講ずるよう努めなければならない。
(未完結文書の整理及び保管)
第26条の2 前条に定めるもののほか、未完結文書は、常にその所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の整理及び保管)
第27条 完結文書は、主務課において次に掲げるところにより、整理し、及び保管しなければならない。
(1) 会計年度(暦年により処理する行政文書にあっては、暦年)ごとに区分し、整理すること。
(2) 前号の規定にかかわらず、同一の会計年度又は暦年に属する完結文書の量が少なく整理し難いとき、又は完結文書に係る事務が数年次にわたるときは、数年次にわたって整理することができるものとする。この場合においては、区分紙を差し入れること等により、年度又は年次の区分を明らかにしなければならない。
(3) 密接な関係がある2以上の完結文書は、一件として整理すること。
(4) 製本は、おおむね厚さ10センチメートルを限度とし、厚さが10センチメートルを超える場合にあっては、枝番を付して分冊することができるものとする。
(5) 製本をしようとするときは、背表紙(様式第4号)に文書名、編集年度、保存期間、課名その他必要事項を記載すること。
2 前項の規定にかかわらず、帳票、図面その他製本することが困難なものは、箱に収め、又は結束するものとする。この場合においては、主務課長の指示する方法により、当該箱又は結束したものにその内容を表示しなければならない。
(電磁的記録媒体の保管)
第28条 電磁的記録が記録された記録媒体は、その記録された内容を組織的に分類整理し、及び適正に保管しなければならない。
(完結文書の保存期間等)
第29条 完結文書の保存期間は、別表に定めるとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間が定められているもの又は時効が完成するまで証拠として保存する必要があるものにあっては、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。
2 完結文書を保存しようとするときは、第27条第1項第5号の背表紙に次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める色で表示しなければならない。
(1) 永年(11年以上) 赤色
(2) 10年 青色
(3) 5年 黄色
(4) 2年 緑色
(5) 1年 白色(無地)
3 第27条第1項第3号の規定による整理をする場合であって、2以上の完結文書の保存期間がそれぞれ異なるときの当該2以上の完結文書の保存期間は、それらの完結文書のうち最も長いものの保存期間とする。
4 保存期間の起算日は、事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の初日とする。ただし、暦年によるものにあっては、事案の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。
5 出納整理期間内に施行する前年度に係る会計伝票類は、当該前年度に処理が完結したものとして取り扱うものとする。
(保存期間の変更)
第30条 保存期間中又は保存期間が経過した完結文書のうち、保存期間を変更する必要があるものについては、1年を単位として当該保存期間を延長し、又は短縮することができる。
2 主務課長は、前項の規定により完結文書の保存期間を変更しようとするときは、その理由を示して総務課長に協議するものとする。
3 保存期間が永年(11年以上)の完結文書については、起算日から10年を経過した時点で保存期間の見直しを行うものとする。
(保存文書の閲覧及び借覧)
第31条 別表で定めた保存文書を閲覧し、又は借覧しようとするときは、総務課長の許可を受けなければならない。
2 前項の規定による借覧の期間は、1週間以内とする。ただし、必要があるときは、主務課長の承認を受けて当該期間を延長することができる。
3 保存文書を閲覧し、又は借覧しようとする者は、当該文書の損傷、紛失等に注意するとともに、転貸、抜取り、追補、抹消、訂正等をしてはならない。
(マイクロフィルムへの収録)
第32条 総務課長は、保存文書のうち必要があると認めたものをマイクロフィルムに収録して保存することができる。
2 前項の規定により保存文書を収録したマイクロフィルムの保存期間は、当該保存文書の保存期間とする。
3 マイクロフィルムの撮影、保管等その取扱いについて必要な事項は、別に定めるところによる。
(保存文書の廃棄)
第33条 主務課長は、保存文書の保存期間が経過したときは、当該文書を廃棄するものとする。
2 前項の規定にかかわらず、佐伯市情報公開条例(平成17年佐伯市条例第13号)の規定により公開請求がされている行政文書にあっては、公開の事務手続中に保存期間が経過しても当該事務手続が終了するまでは廃棄してはならない。
(廃棄文書の取扱い)
第34条 前条第1項の規定により保存文書等を廃棄する場合において、秘密を要するもの、第三者の権利を侵害するおそれのあるもの又は他に悪用されるおそれのあるものについては、焼却、裁断、溶解、データの消去等の方法により廃棄するものとする。
第6章 雑則
(特別処理の承認)
第35条 総務課長は、行政文書の取扱いについて、災害その他特別な理由によりこの訓令の規定によることが適当でないと認めるときは、市長の承認を得て特別な処理をすることができる。
(出先機関における例外処理)
第36条 出先機関の長は、行政文書の取扱いについて、この訓令の規定によることが適当でないと認めるときは、総務課長と協議の上、その手続を省略し、又は他の手続により処理することができる。
(その他)
第37条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月3日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の佐伯市文書事務取扱規程(昭和52年訓令甲第4号)、上浦町文書保存規程(昭和34年上浦町訓令第3号)、弥生町文書管理規程(平成13年弥生町規程第4号)、公用文書送致規程(昭和44年弥生町規程第3号)、本匠村文書管理規程(平成7年本匠村規程第7号)、本匠村文書保存規程(昭和34年本匠村規程第2号)、直川村文書事務取扱規程(昭和47年直川村訓令第4号)、鶴見町文書取扱規程(昭和41年鶴見町規程第13号)、蒲江町文書取扱規程(昭和43年蒲江町訓令甲第1号)又は蒲江町文書編集保存規程(昭和43年蒲江町訓令甲第7号)(次項においてこれらを「合併前の訓令等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。
3 当分の間、合併前の訓令等により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の訓令等の例による。
附則(平成19年3月28日訓令第6号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月28日訓令第13号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成21年3月31日訓令第5号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第5号)
この訓令は、平成24年3月30日から施行する。
附則(平成24年6月26日訓令第8号)
この訓令は、平成24年6月26日から施行する。
附則(平成25年3月29日訓令第5号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に保管され、又は保存されている完結文書の整理については、平成25年9月30日までの間は、この訓令による改正後の第28条並びに第30条第2項及び第3項の規定にかかわらず、なお従前の例による。
附則(平成26年12月26日訓令第9号)
この訓令は、平成27年1月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日訓令第12号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てであって、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前にされた行政庁の処分その他の行為又は施行日前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。
附則(令和3年3月16日訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月30日訓令第5号)
この訓令は、令和4年3月30日から施行する。
別表(第29条関係)
共通事項
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 法規集 2 国県からの通達に関する重要な文書 | 1 国庫、県費補助金等の交付申請、請求に関する文書 | 1 予算編成執行に関する文書 2 決算に関する文書 3 税外収入命令簿兼調定簿 4 税外収入滞納繰越簿 5 市費補助等の交付に関する文書 6 課長会議に関する文書 7 訓令つづり 8 納入済通知書 | 1 物品の管理に関する文書 2 監査に関する文書 3 庶務一般に関する文書 4 予算管理簿 5 旅行命令簿 6 文書件名簿 7 復命書 8 予算書 |
総務関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 議会結果報告つづり 2 常勤の特別職の事務の引継ぎに関する文書 3 告示つづり 4 条例、規則及び訓令等の制定改廃に関する文書 5 例規集の台本及び追録 6 行政区域の設定変更に関する文書 7 字の区域の設定変更に関する文書 8 職員団体の登録に関する文書 市制町村制 災害報告書つづり 公印台帳 辞令原簿 履歴書つづり 履歴原簿 市長、副市長等の身分進退に関する文書 市長、副市長等の身分保証に関する文書 職員の賞罰に関する文書 恩給に関する文書 退職金に関する文書 職員団体に関する文書 国勢調査結果報告書 | 1 公平委員会に関する文書 2 事務改善に関する文書 3 一般職員の身分進退服務に関する文書 4 職員の給与に関する文書 | 災害対策に関する文書 基幹統計調査に関する文書 一般職員の身元保証に関する文書 職員の研修教養に関する文書 職員の福利厚生に関する文書 職員の衛生管理に関する文書 人事一般に関する文書 | 左記以外の文書 |
企画関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 基本構想に関する文書 土地利用計画に関する文書 市勢要覧 訴訟に関する文書 請願及び陳情に関する文書 区長名簿 ほう賞及び表彰儀式に関する文書 行幸啓に関する文書 交際渉外に関する文書 市町村合併に関する文書 | 市基本計画に関する文書 市報 | 土地の規制区域の指定に関する文書 公共用地調査取得計画に関する文書 | 左記以外の文書 |
財政関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
決算書 市債に関する文書 市債原簿 財政に関する重要な統計資料 市庁舎の増改築に関する文書 登記済書 財産の引継ぎに関する文書 契約書 財産台帳 備品台帳 | 寄附申込等に関する文書 国庫費補助金等指令つづり 地方交付税に関する文書 国有地払下げに関する文書 履行済契約書 市有財産の取得に関する文書 市有財産の取得、管理及び処分に関する文書 物品出納簿 | 財産状況の公表に関する文書 予算編成執行に関する文書 決算審査に関する文書 財政計画に関する文書 起債、前貸借入に関する文書 短期資金借入に関する文書 過誤納金還付調定簿 財政一般に関する文書 監査報告に関する文書 工事契約に関する文書 金券交付簿 地価評定、鑑定等に関する文書 土地の買収及び補償に関する文書 国有財産の使用許可に関する文書 不用品の処分に関する文書 物品事故報告に関する文書 電信電話施設に関する文書 印刷機等の保全管理に関する文書 自動車損害賠償保険に関する文書 車両管理修理に関する文書 | 左記以外の文書 |
情報推進関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 電算機適用業務システム仕様に関する文書 2 電算機適用業務プログラム文書 | 1 電子計算組織の導入に関する文書 2 電子計算機の導入契約に関する文書 | 電子計算組織の運営管理に関する文書 | 左記以外の文書 |
税務関係
永年 | 20年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 土地、家屋台帳 2 土地、家屋補充台帳 3 家屋調査表(図面) 4 土地字図 | 1 固定資産課税台帳 2 土地家屋名寄帳 3 市税調定徴収簿 4 市税滞納繰越調定徴収簿 | 1 滞納金財産差押に関する文書 2 国民健康保険税課税台帳 | 1 市税収入命令簿 2 執行停止決議書 3 執行停止整理簿 4 納税組合の育成に関する文書 5 県民税の報告に関する文書 6 滞納金徴収カード 7 収入日計表 8 市税更正減免に関する文書 9 市県民税申告書 10 市税領収済通知書 11 軽自動車税申告書 12 過誤納金還付整理簿 13 土地家屋登記済通知書 14 土地家屋異動通知書 15 法人台帳兼課税台帳 16 法人市民税申告書 17 軽自動車税課税台帳 18 市県民税課税台帳 19 市税資料 | 左記以外の文書 |
市民関係
永年 | 10年 | 5年 | 2年 | 1年 |
1 犯罪人名簿 2 既決犯罪事件通知書つづり 3 外国人登録に関する文書 4 外国人登録に関する通達文書 5 外国人登録原簿 6 破産者名簿 7 住居表示台帳 8 埋火葬許可申請書つづり 9 印鑑簿 10 住民基本台帳 11 帳簿書類保存簿 12 戸籍簿 13 除籍簿(80年) 14 戸籍記載不要届書類つづり(創設的届)(50年) 15 張簿書類点検引継簿 16 戸籍記載不要届書類つづり(外国人に関するもの) 17 備品台帳 18 福祉年金受給権者名簿 | 1 住民基本台帳人口調書 2 戸籍に関する通達回答つづり 3 受給権者名簿(拠出年金) | 1 身元照会に関する文書つづり 2 外国人登録証明書保管簿 3 戸籍に関する統計書類つづり 4 外国人登録番号台帳つづり 5 外国人登録法違反告発に関する文書 6 外国人登録各種申請書つづり 7 印鑑票の除票つづり 8 戸籍附票の除票つづり 9 住民票の除票つづり 10 住民票、世帯管理カード除票つづり | 1 印鑑証明書交付申請書つづり 2 委任状及び代理人選任届つづり 3 印鑑登録に関する申請書つづり | 左記以外の文書 |
環境保健関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 契約書類 2 墓地に関する文書 3 と畜場建設に関する文書 4 簡易水道認可申請に関する文書 5 簡易水道実施計画書 6 土地開発協定に関する文書 7 公害防止協定に関する文書 8 水質届出つづり 9 大気届出つづり 10 騒音届出つづり 11 産業廃棄物届出つづり 12 国民健康保険の通知に関する文書 13 国民健康保険運営協議会会議録 14 国民健康保険事業状況報告に関する文書 | 1 水質資料つづり 2 大気資料つづり 3 騒音資料つづり 4 環境資料つづり 5 ヘドロ一件 6 委託契約書 7 公害対策特別委員会に関する文書 8 環境基本審議会に関する文書 9 公害対策連絡協議会に関する文書 10 公害被害救済制度に関する文書 11 公害防止協定書 12 産業廃棄物に関する文書 | 1 結核健康診断受診台帳 2 感染症に関する文書 3 感染症隔離病舎に関する文書 4 乳児医療費助成金申請書つづり 5 乳児医療費助成金受付処理簿 6 各種予防接種台帳 7 感染症予防関係台帳 8 火葬場に関する文書 9 改葬許可に関する文書 10 廃棄物収集処理手数料の収入整理に関する文書 11 火葬簿 12 火葬状況報告書 13 水質試験結果書 14 調査計画書 15 公害監視員に関する文書 16 水質一件つづり 17 大気一件つづり 18 騒音一件つづり 19 国民健康保険被保険者台帳兼給付台帳 20 国民健康保険国庫負担金、補助金、交付金及び県支出金調書 21 国民健康保険診療報酬請求決定及び支払に関する文書 22 国民健康保険療養費の請求、決定及び支払に関する文書 23 国民健康保険高額療養費の請求、決定及び支払に関する文書 24 国民健康保険出産育児一時金及び葬祭費の請求、決定及び支給に関する文書 25 国民健康保険法(昭和33年法律第192号)第64条及び第65条に関する文書 26 国民健康保険運営協議会一件 | 左記以外の文書 |
建設関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 工事台帳 2 契約書(土地売買) 3 請願、陳情に関する文書 4 覚書 誓約書つづり 5 財産取得権利書 6 道路台帳 7 橋梁台帳 8 市道認定及び供用開始に関する文書 9 市道路線図 10 鉄道踏切道台帳 11 兼用工作物に関する文書 12 河川占用に関する文書 13 準用河川台帳 14 準用河川工作物使用届に関する文書 15 地下埋設に関する文書 16 災害工事台帳 17 住宅建設工事に関する文書 18 住宅建築工事台帳 19 住宅管理台帳 20 引揚者住宅に関する文書 21 不適格建築物報告書 22 建築確認申請台帳 23 検査済証交付台帳 24 仮使用申請書受付台帳 25 違反建築物に対する措置関係文書 26 建築物の定期報告台帳 27 建築工事届台帳 28 公共施設計画通知受付台帳 29 開発による道路台帳 30 道路位置指定受付台帳 31 道路位置指定申請書 32 幅員4メートル未満の既存道路の指定に関する文書 33 建築許可関係台帳 34 総合的設計承認台帳 | 1 統計調査に関する文書 2 相続証明書つづり 3 登記簿閲覧原簿つづり 4 一般土木に関する文書 5 一般土木工事に関する文書 6 国庫及び県費補助工事に関する文書 7 道路新設及び改良舗装に関する文書 8 橋梁新設及び改良に関する文書 9 鉄道に関する文書 10 河川使用協議に関する意見書 11 災害土木に関する文書 12 災害土木工事に関する文書 13 査定設計書 14 道路維持修繕工事に関する文書 15 橋りょう維持修繕工事に関する文書 16 意見書交付に関する文書 17 失対事業精算設計書 18 住宅維持管理に関する文書 19 住宅譲渡処分に関する文書 20 住宅増築工作物設置に関する文書 21 仮使用申請書 22 建築許可関係文書 23 総合的設計承認文書 24 建築計画概要書 | 1 道路占用許可台帳 2 寄附申込みに関する文書 3 登記依頼に関する文書 4 登記に関する文書 5 登記事件処理に関する文書 6 準用河川占用に関する文書 7 所管外土木工事に関する文書 8 道路占用に関する文書 9 普通河川占用許可台帳 10 樋門管理に関する文書 11 建築確認申請に関する文書 12 失対事業精算報告書 13 失対事業実施計画変更に関する文書 14 資材受払簿 15 失対工事実績報告書 16 特定地域開発就労事業に関する文書 17 失業対策事業計画書 18 建築確認申請書 19 建築物の定期報告文書 20 公共施設計画通知書 21 建築基準法(昭和25年法律第201号)第42条第1項第4号の道路指定申請書 | 左記以外の文書 |
都市計画関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 都市計画街路に関する文書 2 都市計画及び同事業に関する文書 3 都市計画台帳 4 公園台帳 5 各種契約に関する文書 6 土地売買契約書 7 都市公園の計画に関する文書 8 覚書及び誓約書つづり 9 土地区画整理審議会に関する文書 10 土地区画整理換地処分に関する文書 11 都市計画審議会に関する文書 12 公園管理台帳 13 都市公園台帳 14 公園に関する文書 15 都市計画施設等の区域内における建築の許可に関する文書 | 1 土地区画整理清算事務に関する文書 2 土地区画整理仮換地の指定に関する文書 3 土地区画整理事業に関する文書 4 土地区画整理事業補償契約に関する文書 5 都市計画街路事業補償契約に関する文書 | 1 公園施設整備に関する文書 2 工事台帳 3 都市計画街路工事に関する文書 4 都市計画調査報告に関する文書 | 左記以外の文書 |
下水道関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 土地売買契約書つづり 2 請願及び陳情に関する文書 3 覚書及び誓約書つづり 4 受益者負担金土地台帳 5 受益者負担金台帳 6 公共下水道基本計画書 7 公共下水道事業認可申請書 8 公共下水道台帳 9 都市下水路台帳 10 都市下水路事業に関する文書 | 1 下水道受益者負担金地積調査に関する文書 2 受益者負担金の収入調定に関する文書 3 公共下水道工事に関する文書 4 都市下水路工事に関する文書 |
| 左記以外の文書 |
農林水産関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 構造改善契約書 2 農業構造改善事業設計書 3 農業構造改善換地計画に関する文書 4 農業構造改善融資に関する文書 5 入会林野整備に関する文書 6 耕地災害台帳 7 農道台帳 8 農業水利台帳 9 水利届出書 10 農業水利の許可及び認可に関する文書 11 市有林管理台帳 12 地上権設定契約書 13 市有林の造成維持管理に関する文書 14 市行造林に関する文書 15 県行造林に関する文書 16 国有官行造林に関する文書 17 原野造林に関する文書 18 国有林払下げに関する文書 19 市有林災害共済に関する文書 20 林道台帳 21 契約に関する文書 22 漁港台帳 23 海岸台帳 24 農振地区別字図台帳 25 農振に関する異議申出書 26 市の木、市の花制定一件 27 特別保護樹林(樹木)指定一件 28 緑化モデル地区指定一件 29 佐伯市基本台帳 30 農林水産団体規約、定款つづり 31 魚礁、つき磯事業一覧 | 1 農林水産業基本計画に関する文書 2 農業構造改善事業協議会に関する文書 3 農業構造改善事業計画に関する文書 4 農業構造改善土地基盤整備に関する文書 5 農業構造改善近代化施設に関する文書 6 林業構造改善事業に関する文書 7 農業振興資金融資に関する文書 8 農業統計に関する文書 9 農業災害資金に関する文書 10 同和対策事業に関する文書 11 土地改良事業に関する文書 12 林道に関する文書 13 県営ほ場整備事業に伴う換地処分事務委託に関する文書 14 市営土地改良事業(非補助農道舗装)に関する文書 15 漁港修築及び改修設計書 16 公有水面埋立に関する文書 17 農振意見書発行簿 18 農振一件 19 農振除外申請書 20 女島農振一件 21 酪農近代化計画一件 | 1 米穀予約集荷に関する文書 2 土地改良区等に関する文書 3 樋門管理に関する文書 4 林業普及調査に関する文書 5 森林造成に関する文書 6 森林施業計画に関する文書 7 森林病害虫防除に関する文書 8 林野被害に関する文書 9 治産事業に関する文書 10 緑化の推進に関する文書 11 耕地災害復旧事業に関する文書 12 漁船登録一件 13 漁業免許一件 14 米穀売渡委託書 15 畜産一件 16 稲作転換促進特別事業一件 17 飼料作物作付促進一件 18 家畜ふん尿処理一件 19 環境緑化一件 20 花キ一件 21 生活改善一件 22 麦作一件 23 稲作一件 24 制度資金一件 25 農業改良資金一件 26 病害虫防除一件 27 農業機械一件 28 農業制度資金要綱 29 農業実践大学一件 30 県農業後継者育成資金一件 31 水田裏作奨励事業一件 32 特作一件 33 農業後継者対策一件 34 農業信用基金協会一件 35 自立農家育成資金一件 36 水田総合利用に関する文書 37 狩猟一件 38 集田転作一件 39 みかん貯蔵施設整備促進事業一件 40 明日を育てる営農推進対策事業一件 41 果樹一件 42 野菜一件 43 かんきつ栽培農家特別金融対策事業一件 44 水産一件 45 区画漁業一件 46 漁業近代化資金一件 47 内水面漁業一件 48 試算表つづり 49 PCBつなぎ資金一件 50 小型船免許一件 51 小型船舶検査一件 52 沿岸漁業構造改善事業一件 53 沿岸漁業整備一件 54 佐伯湾ヘドロ対策一件 55 公害防止調整事業一件 56 水産要綱集 57 水産参考資料つづり 58 農林統計一件 59 農作物災害一件 60 褒章一件 61 政府買入米に関する文書 | 左記以外の文書 |
商工観光関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 法令関係書類 2 地代家賃統制令つづり 3 企業誘致に関する文書 4 市設観光案内所増改築に関する文書 5 観光統計に関する文書 6 観光客動態調査に関する文書 7 城山整備に関する文書 8 地方市場開設許可に関する文書 9 卸売買受人台帳 10 鉱業権調査に関する文書 11 中小企業団地計画に関する文書 | 1 国庫県費補助金等の交付申請に関する文書 2 地代家賃統制令に関する文書 3 特別小口融資損失補償に関する文書 4 特別小口損失補償取立報告書 5 特別小口代位弁済残高一件 6 金融関係各種契約書つづり 7 信用保証協会に関する文書 8 物価物資対策に関する文書 9 公設水産市場の補助金に関する文書 10 工業再配置に関する文書 11 水銀汚染の補助に関する文書 12 工場新増設実績報告書 13 立地動向調査に関する文書 | 1 金融業に関する文書 2 貸付金に関する文書 3 中小企業等協同組合に関する文書 4 計量器の検査に関する文書 5 特別小口融資審査委員会協議書 6 特別小口融資実績台帳 7 観光一件つづり 8 繁栄行事に関する文書 9 卸売市場一件 10 低開発地域工業開発促進法に関する文書 11 不況対策に関する文書 12 協同組合に関する文書 | 左記以外の文書 |
会計関係
永年 | 10年 | 5年 | 1年 |
1 有価証券等保管簿 | 1 歳入簿 2 歳出簿 3 歳入歳出外現金出納簿 4 収支日計表 5 支払証ひょう | 1 送金支払通知書 2 支払通知書 3 払込書 4 口座振込通知書 5 納入済通知書 | 左記以外の文書 |
