○佐伯市立小・中学校文書取扱規程
平成17年4月1日
教育委員会訓令第8号
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 組織(第4条・第5条)
第3章 文書の管理
第1節 収受(第6条)
第2節 供覧及び処理(第7条―第9条)
第3節 発送(第10条―第15条)
第4節 保管及び保存(第16条―第20条)
第5節 文書処理の経路等(第21条・第22条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、佐伯市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の取扱いに関し必要な事項を定めることを目的とする。
(適用)
第2条 学校における文書の取扱いは、別に定めるものを除き、この訓令の定めるところによる。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、常に丁寧に扱い、正確かつ迅速に処理し、事務が能率的に行われるようにしなければならない。個人情報等に関する文書は、特に注意して取り扱わなければならない。
第2章 組織
(文書管理者及び職務)
第4条 学校に、文書管理者を置き、校長をもって充てる。
2 文書管理者は、文書に関する事務を統括する。
(文書取扱者及び職務)
第5条 文書管理者の事務を補佐させるため、学校に文書取扱者を置く。
2 文書取扱者は、事務職員をもって充てる。事務職員が不在の学校にあっては、校長が指定する職員をもってこれに充てる。
3 文書取扱者は、次に掲げる事務を行う。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。
(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。
第3章 文書の管理
第1節 収受
(収受)
第6条 学校に到達した文書は、文書取扱者において収受するものとする。ただし、収受すべきでない文書については返送し、親展文書は、開封せずに名宛人に配布する。
2 収受した文書(以下「収受文書」という。)には、その上欄余白に受付印(様式第1号)を押す。
4 文書処理簿の文書番号は、年度による表示とする。
第2節 供覧及び処理
(供覧)
第7条 収受文書は、上欄の受付印の右隣に供覧印(様式第3号)を押し、供覧する。
(配布)
第8条 供覧後の文書は、文書取扱者が校務の分掌により定められた職員(以下「担当者」という。)に配布する。
(処理)
第9条 担当者は、文書を配布されたときは、関係職員と協議の上、速やかに処理しなければならない。
第3節 発送
(起案)
第10条 担当者は、法令の規定等に基づき回答、報告、申請又は届けを要する文書その他必要な文書を、所定の時期に、所定の様式に従って起案しなければならない。
(回議)
第11条 担当者は、起案文書に必要に応じて関係資料等を添付し、これを回議しなければならない。この場合において、その起案文書の内容が校務運営上特に重要であるときは、持回りにより回議しなければならない。
2 前項の場合において、文書取扱者は、文書の書式等に留意し、起案文書を審査しなければならない。
(決裁)
第12条 起案文書は、校長の決裁を受けなければならない。
(浄書)
第13条 担当者は、前条の規定による決裁を受けた文書(以下「決裁文書」という。)を浄書し、決裁文書とともに佐伯市立学校公印規程(平成17年佐伯市教育委員会訓令第2号。以下「公印規程」という。)に定める公印取扱者に提示しなければならない。
(1) 決裁を受けていること。
(2) 浄書文書と決裁文書の内容が同一であること。
(発送)
第15条 文書取扱者は、前条の規定により公印の押印がなされたとき又は公印省略と認められたときは、次に掲げる手続により文書を発送しなければならない。
(1) 発信する文書は、文書処理簿に朱書し、文書番号は、文書処理簿の一連番号とする。
(2) 収受文書に基づき発する文書は、その受付番号に枝番号を付し、文書番号とする。
第4節 保管及び保存
(完結及び分類)
第16条 完結した文書(以下「完結文書」という。)は、文書分類表(別表第1)に基づき、文書処理簿の分類欄に分類番号を記入し、文書ファイルにとじる。
(保管)
第17条 完結文書は、文書取扱者が所定の場所に保管し、適切に管理しなければならない。
(保存)
第18条 前条の規定により保管された文書は、年度末において編集する。ただし、その年度で編集するに適さないものは、累年で編集することができる。
3 保存年限は、文書が完結した日の属する年度の翌年度から起算する。
(閲覧)
第19条 職員は、前2条の規定により保管又は保存された文書を閲覧しようとするときは、文書取扱者に申し出るものとする。
2 職員は、前項の規定により文書を閲覧するときは、その加除、訂正、校外への持出しその他文書の適正な管理を妨げる行為をしてはならない。
(廃棄)
第20条 保存年限が経過した文書は、速やかに、かつ、確実な方法で廃棄しなければならない。
第5節 文書処理の経路等
(その他)
第22条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成25年9月24日教委訓令第10号)
この訓令は、平成25年9月24日から施行する。
別表第1(第16条、第18条関係)
文書分類表
大分類 | 中分類 | 内容 | 保存年限 | ||
00 | 一般 | 01 | 例規・通達 (総務・財務・児童生徒) | 県教委又は市教委の規則及び告示並びに県教委又は市教委からの訓令、指令、通達及び内訓 | 永年 |
011 | 例規・通達 (人事・給与) | 永年 | |||
012 | 例規・通達 (福利厚生) | 永年 | |||
02 | 一般文書 | 文書番号のある文書で、他の分類に入らないもの | 2年 | ||
021 | 一般文書 (作品応募等) | 作文、書道、コンクール等の応募、表彰等に関する文書 | 1年 | ||
022 | 一般文書 (学校評議員会) | 学校評議員会に関する文書 | 2年 | ||
023 | 一般文書 (学校評価) | 学校評価に関する文書 | 2年 | ||
024 | 一般文書 (学力向上対策事業) | 学力向上対策に関する文書 | 2年 | ||
025 | 一般文書 (学力調査等) | 学力調査等に関する文書 | 2年 | ||
026 | 一般文書 (服務規律) | 服務規律に関する文書 | 2年 | ||
027 | 一般文書 (学校衛生委員会) | 学校衛生委員会に関する文書 | 2年 | ||
028 | 一般文書 (研究団体) | 佐学研、地同研等研究団体に関する文書 | 2年 | ||
029 | 一般文書 (教育実習) | 教育実習に関する文書 | 2年 | ||
03 | 出張案内 (市内) | 市内で実施される各種研究会案内及び出張案内文書 | 2年 | ||
031 | 出張案内 (県内) | 県内(市内を除く。)で実施される各種研究会案内及び出張案内文書 | 2年 | ||
032 | 出張案内 (県外) | 県外で実施される各種研究会案内及び出張案内文書 | 2年 | ||
04 | 生活指導(小学校) 生徒指導(中学校) | 児童生徒の生活・生徒指導、交通指導並びに防火及び防災指導に関する文書 | 2年 | ||
041 | 進路指導 | 生徒の進路指導及び奨学金に関する文書 | 2年 | ||
05 | 保健体育 | 保健体育に関する文書 | 2年 | ||
051 | 保健衛生 | 保健衛生に関する文書 | 2年 | ||
052 | 給食 | 学校給食に関する文書 | 2年 | ||
053 | 中体連・中文連 (中学校) | 中体連及び中文連に関する文書 | 2年 | ||
06 | 雑文書 | 文書番号のない文書等で軽易なもの | 1年 | ||
10 | 調査統計 | 11 | 指定統計 | 学校基本調査、地方公務員給与実態調査、学校教員統計、卒業後の状況調査、学校保健統計及び毎月勤労統計調査に関する文書 | 5年 |
12 | 調査統計 | 地方教育費調査等調査統計に関する文書 | 2年 | ||
13 | 児童生徒統計 | 月末統計、児童生徒数見込調査等 | 2年 | ||
14 | 教職員統計 | 学校職員名簿等 | 2年 | ||
20 | 申請・願い・届け | 21 | 申請・願い・届け (学校運営) | 教育課程、校務分掌表、休業届、警備防火計画、防火管理者届等 | 5年 |
22 | 申請・願い・届け (学校行事) | 校外指導計画実施届、修学旅行終了届等 | 5年 | ||
23 | 申請・願い・届け (財務) | 備品廃棄申請、施設設備亡失毀損報告、寄附採納等 | 5年 | ||
24 | 申請・願い・届け (児童生徒) | 事故報告、出席停止報告、準教科書使用届その他教材届、卒業者通知等 | 5年 | ||
25 | 申請・願い・届け (教職員) | 休暇届、事故報告、着任延期願、出張届、死亡届等 | 5年 | ||
30 | 財務 | 31 | 一般予算 | 予算配当、予算要望その他予算に関する文書 | 5年 |
32 | 交付金・補助金 (教材・理振) | 教材整備事業及び理科教育等設備整備事業に関する文書 | 5年 | ||
321 | 交付金・補助金 (就学援助費) | 就学援助費に関する文書 | 5年 | ||
322 | 交付金・補助金 (その他) | その他交付金及び補助金(総合的学習等)に関する文書 | 5年 | ||
33 | 日本スポーツ振興センター | 日本スポーツ振興センターに関する文書 | 5年 | ||
34 | 私費会計 | 私費会計に関する文書 | 5年 | ||
35 | 施設物品 | 施設物品の管理に関する文書 | 5年 | ||
36 | コンピュータ関係 | ネットワーク、市貸与PC等に関する文書 | 5年 | ||
40 | 児童生徒 | 41 | 学籍 | 入学者名簿、住所等変更異動通知書等 | 5年 |
42 | 教科書 | 教科書に関する文書 | 5年 | ||
43 | 転学 | 転学、転入学等に関する文書 | 5年 | ||
44 | 就学 | 就学指導及び特別支援学級に関する文書 | 5年 | ||
50 | 人事 | 51 | 任用・休職・人事 | 職員の任用、休職及び人事に関する文書 | 5年 |
511 | 定数加配 | 指導方法の工夫改善等の文書 | 5年 | ||
512 | 初任研・10年研 | 初任研及び10年研に関する文書 | 5年 | ||
513 | 人事評価 | 人事評価に関する文書 | 5年 | ||
52 | 産休・育休 | 産休及び育休に関する文書 | 5年 | ||
53 | 免許 | 教員免許等に関する文書 | 5年 | ||
54 | 退職 | 退職に関する文書 | 5年 | ||
60 | 給与 | 61 | 給与 | 給与に関する文書 | 5年 |
62 | 昇給内申 | 給与決定、昇給内申、発令通知書等に関する文書 | 5年 | ||
63 | 旅費 | 旅費に関する文書 | 5年 | ||
64 | 税務 | 税務に関する文書 | 5年 | ||
70 | 福利厚生 | 71 | 共済 | 公立学校共済組合に関する文書 | 2年 |
72 | 互助会 | 教職員互助会に関する文書 | 2年 | ||
73 | 児童手当 | 児童手当に関する文書 | 5年 | ||
74 | 公務(通勤)災害 | 公務(通勤)災害に関する文書 | 5年 | ||
