(趣旨)

第1条　この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第66条(議会については、佐伯市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年佐伯市条例第16号。以下「議会条例」という。)第9条)の規定による本市の保有個人情報の安全管理のための措置として、保有個人情報の適切な管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語は、法及び議会条例において使用する用語の例によるほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(最高総括保護管理者)

第3条　本市における保有個人情報の管理に関する事務を総括するため最高総括保護管理者1人を置き、総務部に属する事務を担任する副市長をもって充てる。

(総括保護管理者)

第4条　最高総括保護管理者を補佐し、部局等における保有個人情報の管理に関する事務を総括するため、保有個人情報を取り扱う部局等に総括保護管理者1人を置き、各部局等の長をもって充てる。

(保護管理者)

第5条　課室等における保有個人情報を適切に管理するため、保有個人情報を取り扱う課室等に保護管理者1人を置き、各課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。

(保護担当者)

第6条　保護管理者を補佐し、課室等における保有個人情報の管理に関する事務を担当するため、保有個人情報を取り扱う課室等に、各課室等の保護管理者が指定する保護担当者を1人又は数人置くものとする。

(監査責任者)

第7条　保有個人情報の管理の状況について監査するため、監査責任者1人を置き、総務課長をもって充てる。

(保有個人情報の適切な管理のための委員会)

第8条　最高総括保護管理者は、保有個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催するものとする。

第9条　最高総括保護管理者は、保有個人情報の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

第10条　職員は、法及び議会条例の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに最高総括保護管理者、総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報を取り扱わなければならない。

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その他その内容(特定の個人の識別の容易性の程度、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質及び程度等を考慮する内容のものをいう。以下同じ。)に応じて、当該保有個人情報にアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

(複製等の制限)

第12条　保護管理者は、職員が業務上の目的で保有個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(誤りの訂正等)

第13条　職員は、保有個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第14条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫等への保管、保管場所への施錠等を行うものとする。

(誤送付等の防止)

第15条　職員は、保有個人情報を含む電磁的記録又は媒体(付加情報を含む。)の誤送信、誤送付若しくは誤交付又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務及び事業において取り扱う個人情報の秘匿性その他その内容に応じ、複数の職員による確認及びチェックリストの活用等の必要な措置を講ずるものとする。

(廃棄等)

第16条　職員は、保有個人情報又は保有個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。この場合において、保有個人情報の消去や保有個人情報が記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち会い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。

(保有個人情報の取扱状況の記録)

第17条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

(外的環境の把握)

第18条　保有個人情報が、外国(民間事業者が提供するクラウドサービスを利用する場合における当該クラウドサービス提供事業者が所在する国及び個人データが保存されるサーバが所在する国をいう。)において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずるものとする。

(アクセス制御)

第19条　保護管理者は、保有個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。第31条を除き、以下この章及び次章において同じ。)の秘匿性その他その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制限のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス記録)

第20条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、当該保有個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の監視)

第21条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その他その内容及びその量に応じて、当該保有個人情報への不適切なアクセスの監視のために必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第22条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第23条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第24条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報の漏えい等の防止のため、必要な措置を講ずるものとする。

(情報システムにおける保有個人情報の処理)

第25条　職員は、保有個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。

(暗号化)

第26条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第27条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、当該保有個人情報の漏えい等の防止のため、許可された電子媒体又は機器以外のものの使用の制限、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器又は媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第28条　保護管理者は、保有個人情報の秘匿性その他その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。

(端末の盗難防止等)

第29条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。

(第三者の閲覧防止)

第30条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入力情報の照合等)

第31条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認、既存の保有個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第32条　保護管理者は、保有個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第33条　保護管理者は、保有個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(入退管理)

第34条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「管理区域」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。保有個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様とする。

(管理区域の管理)

第35条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、管理区域に施錠装置、警報装置及び監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。

(保有個人情報等の提供)

第36条　保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定により市の機関以外の者に保有個人情報を提供する場合には、法第70条の規定により、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面(電磁的記録を含む。)を取り交わすものとする。

(業務の委託等)

第37条　保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。

(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)

第38条　保護管理者は、保有個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。

(事案の報告及び再発防止措置)

第39条　保有個人情報の漏えい等安全管理の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報を管理する保護管理者に報告するものとする。

(法に基づく報告及び通知)

第40条　漏えい等が生じた場合であって、法第68条第1項の規定による個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)への報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要するときは、前条で定める事項と並行して、速やかに所定の手続を行うとともに、委員会による事案の把握等に協力するものとする。

(公表等)

第41条　前条の報告及び通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報の本人への連絡等の措置を講ずるものとする。

(監査)

第42条　監査責任者は、保有個人情報の適切な管理を検証するため、第2章から前章までに規定する措置の状況を含む本市における保有個人情報の管理の状況について、定期及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を最高総括保護管理者に報告するものとする。

(点検)

第43条　保護管理者は、各課室等における保有個人情報の記録媒体、処理経路及び保管方法等について、定期及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者を経由して最高総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第44条　最高総括保護管理者、総括保護管理者及び保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

(他の訓令との関係)

第45条　他の訓令の規定により、情報システムの管理に関する事項について、この訓令と別段の定めが設けられている場合にあっては、この訓令に定めるもののほか、当該訓令の定めるところによる。

(その他)

第46条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。