○佐伯市戸籍記載システムに係るデータ保護管理規程
平成17年3月3日
訓令第18号
(趣旨)
第1条 この訓令は、戸籍事務を処理するため、市民生活部市民課(以下「市民課」という。)に設置した戸籍記載システム(以下「システム」という。)に係るデータの管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「戸籍データ」とは、システムの処理に係るデータで、入出力帳票、磁気ディスク等の媒体に記録されているものをいう。
(戸籍データ管理者等)
第3条 戸籍データの管理を適正に行うため、市民課に戸籍データ管理者(以下「管理者」という。)及び戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 管理者は、市民課長とし、戸籍データの管理を総括する。
3 取扱責任者は、市民課市民係総括主幹及び管理者が指定した者とし、管理者を補佐して、戸籍データの管理を行う。
(磁気ファイル等の管理)
第4条 管理者は、戸籍データを記録している磁気テープ、磁気ディスク等(以下「磁気ファイル」という。)及び操作手引書を常に所定の場所に保管するほか、紛失、破損及び盗難その他の事故等に備え、その管理につき適正な処置を講じなければならない。
(災害に対する保安措置)
第5条 管理者は、システム及び磁気ファイルの火災その他の災害に備え、必要な保安措置を講じなければならない。
(システムの操作)
第7条 システムの操作は、市民課市民係員及び振興局(佐伯市振興局設置条例(平成17年佐伯市条例第6号)第2条の表に掲げる振興局をいう。)地域振興課地域振興・市民サービス係員のうちから管理者が指定した者(以下「指定職員」という。)が行い、これ以外の者はシステムの操作を行ってはならない。
3 管理者は、システムの操作につき、指定職員に対し個別のパスワード(以下「個別パスワード」という。)を設定するとともに、個別パスワードを管理する管理パスワード(以下「管理パスワード」という。)を設定しなければならない。
4 管理パスワードは、管理者が管理し、管理者及び取扱責任者は、管理パスワード及び個別パスワードを秘密にしなければならない。
5 指定職員は、自己の個別パスワードを厳に秘密にし、他に漏らしてはならない。
(システムへの入力データ)
第8条 システムへの入力データは、法令の規定による戸籍届書の記載事項に限り、これ以外の事項を入力してはならない。
(戸籍データの処分)
第9条 前条のデータは、見出しデータ及び統計データを除き、受付帳及び戸籍の編製後15日を経過したのちに消去しなければならない。
2 照合又は確認のために出力した戸籍プルーリストは、照合又は確認の終了後速やかに処分しなければならない。
(戸籍データの利用等の制限)
第10条 戸籍データは、他の業務に利用してはならない。
2 戸籍データは、法令に定めがある場合を除き、外部に提供してはならない。
3 システム処理に係る業務は、外部に委託してはならない。
(システム機器の配置)
第11条 システム機器は、受付窓口から離れた場所に設置し、来庁者等に入力内容が読み取れないように配慮しなければならない。
(準用)
第12条 この訓令に定めるもののほか、戸籍データの管理につき必要となる事項については、佐伯市電子計算組織の管理運営に関する規程(平成17年佐伯市訓令第16号)の規定を準用する。
附則
この訓令は、平成17年3月3日から施行する。
附則(平成18年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成25年4月30日訓令第6号)
この訓令は、平成25年5月1日から施行する。
附則(平成26年12月26日訓令第9号)
この訓令は、平成27年1月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日訓令第3号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(令和4年3月24日訓令第2号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。