○佐伯市戸籍事務を処理する電子情報処理組織の運営に係るデータ保護管理要綱
平成17年3月3日
告示第3号
(目的)
第1条 この告示は、戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍総合システム」という。)に係る現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)及び改製原戸籍のデータの保全及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍総合システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている現在戸籍、除籍及び改製原戸籍の磁気情報をいう。
(2) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の戸籍総合システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍事務の電子情報処理に当たっては、事務の効率化を図るとともに個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(事務処理の範囲)
第4条 戸籍総合システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受附帳の調整、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の設置)
第5条 戸籍データ、戸籍総合システムのプログラム、ドキュメント等を適切に管理し、その保護に万全を期すため、市民生活部市民課に保護管理者(以下「管理者」という。)を置き、市民生活部市民課長をもって充てる。
(戸籍データ及び戸籍総合システムのプログラムの管理)
第6条 管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況及びこれらに関連する設備の状況について、常に把握し、戸籍データの管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常及び戸籍総合システムのプログラムの障害の有無について、定期又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じること。
(ファイル及び出力帳票の保管及び廃棄)
第7条 管理者は、ファイル及び出力帳票の保管及び廃棄について、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置を講じること。
(2) ファイル及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) ファイル及び出力帳票の廃棄に当たっては、裁断する等復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適正に処分すること。
2 ドキュメントの外部への持出し、複写、廃棄等をしようとする者は、管理者の承認を受けなければならない。
(戸籍端末装置取扱責任者の指定等)
第9条 管理者は、戸籍総合システムによる処理が可能な端末装置の管理及び適正な運用を図るため、戸籍端末装置取扱責任者(以下「責任者」という。)を指定しなければならない。
2 前項の管理者が指定する責任者は、市民課市民係総括主幹及び振興局(佐伯市振興局設置条例(平成17年佐伯市条例第6号)第2条の表に掲げる振興局をいう。)地域振興課長とする。
3 責任者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
4 管理者は、端末装置の操作をする者(以下「操作者」という。)を指定するとともに、操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。
5 操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第10条 管理者は、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、入出力を制御するパスワードを設定し、個別に操作者に付与しなければならない。
2 管理者は、定期又は随時にパスワードの更新を行う等、パスワードを厳重に管理しなければならない。
3 操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
4 操作者は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(指導研修)
第11条 管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。
2 管理者は、戸籍担当職員に対し、適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導教育を実施するものとする。
(機器及びソフトの保管)
第12条 管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に掲げる戸籍総合システムに係る機器、ソフト等を保管しなければならない。
(その他)
第13条 戸籍総合システムに係るデータの保護及び管理については、この告示に定めるもののほか、佐伯市電子計算組織の管理運営に関する規程(平成17年佐伯市訓令第16号)によるものとする。
附則
この告示は、平成17年3月3日から施行する。
附則(平成18年3月31日告示第66号)
この告示は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成25年4月30日告示第70号)
この告示は、平成25年5月1日から施行する。
附則(平成26年12月26日告示第137号)
この告示は、平成27年1月1日から施行する。
附則(平成27年3月31日告示第50号)
この告示は、平成27年4月1日から施行する。
別表(第12条関係)
戸籍情報システムに係わる機器、ソフト等の管理一覧
項目 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | ・施錠できる保管庫 | 戸籍用サーバーは、施錠の可能なマシン室内のラックで管理し、保管庫の鍵は施錠の可能な金庫で管理する。 |
・パスワードによる起動 | 戸籍用サーバーを起動する者は、保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し起動させる。 | |
・使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠の可能な耐火性書庫で管理する。 | |
戸籍用クライアント | ・パスワードによる起動 | 戸籍用クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した職員がパスワードを入力し、起動させる。 |
・使用記録リスト | 使用記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠の可能な耐火性書庫で管理する。 | |
バックアップ用媒体 | ・バックアップ記録リスト | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる耐火性書庫で管理する。 |
「戸籍情報システム」のプログラム | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |