○佐伯市消防本部及び消防署文書管理規程
平成17年3月3日
消防本部訓令第3号
(趣旨)
第1条 佐伯市消防本部(以下「本部」という。)及び佐伯市消防署(以下「署」という。)における文書事務の取扱いについては、佐伯市行政文書管理規程(平成17年佐伯市訓令第12号)に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。
(定義)
第2条 この訓令において「文書」とは、本部及び署において収受し、発送し、保存し、及び整理するすべての文書をいう。
(文書事務取扱の原則)
第3条 文書事務取扱は、正確、迅速、丁寧に行い、もって事務能率の向上に努めなければならない。
(課長等の責務)
第4条 課長及び署長(以下「課長等」という。)は、常にその課及び署(以下「課等」という。)における文書事務の取扱いが文書事務の取扱いの原則に従って行われるよう努めなければならない。
(文書取扱いの責任区分)
第5条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。
(1) 受領、受付、配布、発送、保存及び廃棄については、消防本部消防総務課(以下「消防総務課」という。)
(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、整理、保管及び引継ぎについては、主務課等
(帳票等)
第6条 文書事務の取扱いに必要な帳票及び印等は、別表のとおりとする。
(文書の閲覧)
第7条 文書は、職員以外の者に複写若しくは閲覧をさせ、又はその写しを与えてはならない。ただし、消防長の許可を得たときは、この限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第8条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課等の課長等の許可を受けたときは、この限りでない。
(文書記号及び文書番号)
第9条 文書には、文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。
(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの
(2) 部内者からの文書及び部内者に対する文書
(3) 請求書等
(4) 前3号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号を付ける必要がないと課長等が認めた文書
2 前項の文書記号は、次のとおりとする。
(1) 訓令は、「消防本部訓令」とする。
(2) 本部において発受するものは、「佐消本」とする。
(3) 署において発受するものは、「佐消署」とする。
(4) 危険物の規制に関する許認可には、「佐消本危」に次の事務の種類を表す字を付するものとする。
ア 危険物関係施設の設置及び変更許可については、「許」
イ 危険物関係施設の完成その他の検査事項については、「検」
ウ 危険物関係施設の仮使用又は仮貯蔵の承認については、「承」
エ 危険物関係の意見書については、「意」
オ 消防法(昭和23年法律第186号)第14条の2に規定する予防規程の認可については、「認」
(5) 火薬類の取扱いの規制に関する許可に係るものは、「佐消本火許」とする。
(公文の発信者名)
第10条 公文の発信者は、市長名、消防長名又は消防署長名とする。
2 特に必要がある場合は、市名又は消防本部名を用いることができる。
(公印の押印)
第12条 事案を文書によって施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないものとする。
(1) 部内者に対する往復文書
(2) 軽易な文書
(3) 祝辞、弔辞その他これに類する文書
(4) 押印する必要がないと課長等が認める文書
2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)でその交付等の日時場所その他の関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、消防本部消防総務課長(以下「消防総務課長」という。)の承認を経て、事前に押印することができる。
3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割印をしなければならない。
4 公印を押印した文書を交付する場合は、決裁文書と当該文書に契印を押印しなければならない。
5 公印の使用については、前各項の規定のほか、佐伯市消防本部及び消防署公印規程(平成17年佐伯市消防本部訓令第4号)の規定によるものとする。
2 前項の文書で収受の日時が権利義務の得失に関係あるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、及び取扱者の認印を押印しておかなければならない。
(課等における文書の収受及び配布)
第14条 課長等は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して総括主幹に配布しなければならない。
2 文書の配布を受けた総括主幹は、これを閲覧し、自ら処理するもののほか、係員を指揮してこれを処理しなければならない。
第15条 配布を受けた文書のうち関係者又は全員が閲覧する必要のあるものは、当該文書の余白に回覧印(様式第10号)を押印して回覧し、閲覧した者は、認印を押印するものとする。
(起案文書の作成)
第16条 起案文書は、起案用紙(様式第3号)を用いて作成しなければならない。ただし、軽易な照会、通知、依頼等のもの又は用紙、印刷物等の発送のものは起案文書を作成しなくてもよい。
2 起案文書の作成に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 起案文書には、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。
(2) 同一文例(以下「例文」という。)によって作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該例文について消防長の決裁を受け、当該事案が発生した場合には、起案文書に単に伺い及び例文によって処理する旨だけを記載し、当該例文は、記載しないものとする。
(起案文書の訂正)
第17条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認印を押印しなければならない。
(決裁等の順序)
第18条 起案の決裁又は文書の供覧の順序は、関係職員に回議の上、順次上席者を経て消防長の決裁又は閲覧を受けるものとする。
第19条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回って決裁を受けなければならない。
2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部余白に「至急」と朱書きしなければならない。
3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、更に「後閲」と記載しなければならない。
(合議)
第20条 起案文書の事案が他の課等の事務に関係のあるものは、主務課長等の意思決定を経た後、当該関係課長等に合議しなければならない。
2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議するものとする。この場合において、協議が整わないときは、主務課長等は、その旨を付して消防長の決裁を受けなければならない。
3 合議した事案が当初の起案と異なって決裁されたとき、又は廃棄になったときは、主務課長等は、合議した課長等にその旨を通知しなければならない。
第21条 事務の主管について異議のあるとき、又は主管の定まらない事務のあるときは、各課長等が協議して定める。
(秘密文書の表示)
第22条 秘密文書には、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書きで表示しなければならない。
(浄書及び照合)
第23条 決裁文書の浄書は、原則として主務課等において行う。
2 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認印を押印しなければならない。
3 浄書文書は、当該決裁文書と照合の上、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認印を押印しなければならない。
(1) 郵便等で施行するもの 当該浄書文書に文書記号、番号及び日付を記載し、あて先を記載した封筒に入れ、親展又は書留にするものにあってはその旨を当該封筒の表に朱書きすること。
(2) 使送で施行するもの 当該浄書文書に、文書記号、番号及び日付を記載し、あて先を記載した封筒に入れ、使送先ごとに分類し、使送要領に基づき使送すること。この場合において、文書の授受を明らかにしておく必要のあるものにあっては、文書送達簿(様式第5号)に記載し、受信者の受領印を求めなければならない。
(3) ファクシミリで施行するもの 消防総務課において別に定めるところにより送信する。
(電話による施行)
第26条 決裁文書を電話で施行するときは、施行後、主務課等において当該決裁文書にその旨を記載しておかなければならない。
(主務課等における保管)
第27条 第11条に規定する簿冊は、原則として翌会計年度終了の日まで主務課等において管理するものとする。
(書庫における保存)
第28条 前条に規定する期間を経過したものは、当該簿冊の保存年限が満了するまで主務課等において、書庫に収蔵し、適切に処理し、管理するものとする。
(消防総務課への引継ぎ)
第29条 主務課長等は、第27条に規定する期間を経過した簿冊は、速やかに消防総務課に引き継がなければならない。
(閲覧)
第30条 書庫に収蔵した簿冊は、主務課長等の承認を得なければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。
2 前項の規定により持ち出したものを他に転貸し、又は抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。
(書庫の管理)
第31条 書庫は、主務課長等が管理し、その管理する書庫については常に通風、虫害、防湿、盗難に注意し、保存文書管理上適切な処置を講じなければならない。
2 書庫内では喫煙その他火気の使用をしてはならない。
(文書の廃棄)
第32条 文書の保存年限が満了したときは、消防総務課長において廃棄するものとする。
2 前項の規定による文書の廃棄は、焼却処理しなければならない。
(分署及び派出所の文書取扱い)
第33条 分署及び派出所における文書事務の取扱いについては、この訓令に準ずるものとする。
附則
この訓令は、平成17年3月3日から施行する。
附則(平成17年3月31日消本訓令第11号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年3月27日消本訓令第1号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年9月26日消本訓令第6号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成23年4月1日消本訓令第3号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日消本訓令第1号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年12月26日消本訓令第2号)
この訓令は、平成27年1月1日から施行する。
別表(第6条関係)
1 帳票等
(1) 文書件名簿(様式第1号)
(2) 特殊文書処理簿(様式第2号)
(3) 起案用紙(様式第3号)
(4) 文書発送簿(様式第4号)
(5) 文書送達簿(様式第5号)
(6) 備付簿冊台帳(様式第6号)
2 印等
(1) 受付日付印(様式第7号)
(2) 決裁欄印(様式第8号)
(3) 要回答印(様式第9号)
(4) 回覧印(様式第10号)
