(趣旨)

第1条　この規程は、法令その他別に定めるもののほか、佐伯市水道事業における行政文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(行政文書取扱いの基本)

第3条　行政文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。

(文書主任の設置)

第4条　課に文書主任を置く。

(文書主任の職務)

第5条　文書主任は、主務課長の命を受け、当該主務課における次に掲げる事務を掌理する。

(文書の種類及び形式)

第6条　文書の種類及び形式は、佐伯市公文例規程(平成17年佐伯市訓令第13号)の定めるところによる。

(文書の記号及び番号)

第7条　施行する文書には、次に定めるところにより、文書記号及び番号を付さなければならない。ただし、辞令、賞状その他営業課長が記号及び番号を付す必要がないと認めた文書にあっては、この限りでない。

(文書の発信者名)

第8条　庁外へ発送する文書の発信者名は、市長の職及び氏名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により営業課長が特に必要があると認めるときは、決裁権限を有する者の職及び氏名、市名又は市役所名を用いることができる。

(起案)

第9条　起案は、1事案につき1起案とする。ただし、関連する事案にあっては、一括して処理することができる。

(回議)

第10条　起案文書は、関係係員に回議の上、総括主幹、課長、部長を経て市長の決裁を受けなければならない。

(再回等)

第11条　起案者は、起案の内容に重要な変更があったとき、又は廃案となったときは、必要と認められる範囲内において、既に回議し、又は合議した者に速やかにその旨を通知し、又は再び回議し、若しくは合議しなければならない。

(供覧)

第12条　収受文書で起案による処理を必要としないものについては、当該収受文書の余白に「供覧」の表示をし、押印欄を設けて供覧するものとする。

(文書処理簿への記載)

第13条　起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁年月日を記載し、施行する文書にあっては、次に掲げるものを除き、直ちに文書処理簿により番号を付し、当該文書処理簿に処理経過等必要な事項を記載しなければならない。

(公印の押印)

第14条　起案者は、決裁を終えた文書には、佐伯市水道事業公印規程(平成17年佐伯市水道事業管理規程第4号)の規定するところにより、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書にあっては、公印の押印を省略することができる。

(契印の押印)

第15条　発送し、又は送達する文書のうち、法令等の定めがあるものその他営業課長が文書の施行を確認するため必要があると認めるものにあっては、当該文書と決裁文書との間に契印を押すものとする。

(文書の施行日)

第16条　文書の施行日は、発送若しくは送達の日又は事案を処理した日とする。

(文書及び物品の発送又は送達)

第17条　文書及び物品の発送は、営業課において行うものとする。ただし、緊急を要する文書、大量に発送する文書その他営業課長が営業課において発送することが適当でないと認めるものにあっては、主務課において発送するものとする。

(通信機器の利用による浄書、照合及び発送)

第18条　第14条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略することができる文書に関する発送は、通信機器を利用して行うことができる。この場合において、文書等の発送については、前条の規定にかかわらず、主務課において行うものとする。

(文書整理の基本)

第19条　行政文書は、常に整然と分類し、及び整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(未完結文書の整理及び保管)

第20条　前条に定めるもののほか、未完結文書は、常にその所在及び処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第21条　完結文書は、主務課において次に掲げるところにより、整理し、及び保管しなければならない。

(電磁的記録媒体の保管)

第22条　電磁的記録が記録された記録媒体は、その記録された内容を組織的に分類整理し、及び適正に保管しなければならない。

(完結文書の保存期間等)

第23条　完結文書の保存期間は、別表に定めるとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間が定められているもの又は時効が完成するまで証拠として保存する必要があるものにあっては、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間とする。

(保存期間の変更)

第24条　保存期間中又は保存期間が経過した完結文書のうち、保存期間を変更する必要があるものについては、1年を単位として当該保存期間を延長し、又は短縮することができる。

(保存文書の閲覧及び借覧)

第25条　別表で定めた保存文書を閲覧し、又は借覧しようとするときは、営業課長の許可を受けなければならない。

(マイクロフィルムへの収録)

第26条　営業課長は、保存文書のうち必要があると認めたものをマイクロフィルムに収録して保存することができる。

(保存文書の廃棄)

第27条　主務課長は、保存文書の保存期間が経過したときは、当該文書を廃棄するものとする。

(廃棄文書の取扱い)

第28条　前条第1項の規定により保存文書等を廃棄する場合において、秘密を要するもの、第三者の権利を侵害するおそれのあるもの又は他に悪用されるおそれのあるものについては、焼却、裁断、溶解、データの消去等の方法により廃棄するものとする。

(特別処理の承認)

第29条　営業課長は、行政文書の取扱いについて、災害その他特別な理由によりこの規程の規定によることが適当でないと認めるときは、市長の承認を得て特別な処理をすることができる。

(その他)

第30条　この規程に定めるもののほか、文書等に関し必要な事項は、特別の定めがある場合を除き、佐伯市の関係規定を準用する。